E-mail sa stal štandardnou metódou komunikácie pre firmy a tých, ktorí komunikujú s podnikmi. To znamená, že existujú prípady, keď je potrebné tradičné profesionálne obchodné listy. Môže to byť pre hľadanie práce, obchodné návrhy alebo dokonca právne dôvody. Správny formát písmena pre najlepšiu šancu na získanie výsledkov. Súčasné obchodné štýly používajú písmeno "blokového formátu" pre firmu, a nie "odsadený štýl" používaný pre menej formálne písmená.
Vytvorte Hlavičkový papier
Hlavičkový papier obsahuje informácie vrátane vášho mena, obchodného mena (ak je to vhodné), adresy a iných príslušných kontaktných informácií, ako sú telefónne číslo, fax a e-mail. Väčšina programov na spracovanie textu v počítači otvára sekciu "záhlavie" dvojitým kliknutím na vrchný palec prázdnej stránky. V blokovom štýle nie je žiadne odsadenie alebo centrovanie informácií. Je to len informačný blok pozdĺž ľavého okraja. Táto hlavička sa používa iba na prvej stránke.
Ak v hlavičke nie je možné vytvoriť hlavičkový papier, máte dve možnosti. Presuňte hlavičkový papier k hlavnému telu ako prvý blok alebo umiestnite prvý dátum s kontaktnými informáciami medzi dátumom a informáciami príjemcu.
Dátum, adresa a pozdrav
Dátum, adresa a pozdrav sú prvými troma blokmi v hlavnej sekcii strany listu. Uistite sa, že nie ste v sekcii hlavičky kliknutím na hlavnú stránku. Prvý riadok je dátum formátovaný hláskovaním mesiaca s nasledujúcim dňom a nasledujúcim rokom, napríklad 10. mája 2017.
Udržujte prázdny riadok medzi dátumom a adresným blokom príjemcu. Zahrňte "Pán", "Pani" alebo "pani" ak je to vhodné. Použite úplnú adresu a kontaktné informácie, uvádzanie informácií o ulici na jednom riadku a mesto, stav v ďalšom. Preskočte riadok pre pozvánku, za ktorým nasleduje dvojbodka, napríklad "Vážená pani Smithová".
Formátujte Body listu
Medzi adresou a pozdravom alebo po pozdravení by ste mohli zahrnúť odkaz na list, ktorý sumarizuje danú tému, napríklad "RE: Supervisor Position". Pokračujte v písaní textu písmena. Použite 10 alebo 12 bodov konzervatívne písmo ako Times New Roman, Cambria alebo Arial. Odseky nie sú odsadené, umiestnené na ľavom okraji a oddelené miestom jedného riadku. Okraje by mali byť jeden palec na všetkých stranách dokumentu.
Prechod na druhú stránku
Zahrňte informácie o hlavičkových hlavičkách iba na prvej strane listu. Ako už bolo uvedené, prvá stránka je jediným miestom, ktoré by malo mať hlavičkový papier s celým menom a adresou odosielateľa. V hlavičke druhej strany by sa malo uviesť číslo stránky v strede. Môžete tiež zahrnúť adresáta písmena na ľavom okraji a dátum na pravom okraji, ktorý pomôže čitateľovi identifikovať dokument v prípade, že sa dve strany od seba oddelia.
Uzavretie listu
Písmená sú uzavreté podpisovým blokom. Zatvorte písmeno na druhej strane pomocou neutrálneho, ale priateľského priblíženia, napríklad "Úprimne" alebo "Najlepšie pozdravy". Po zatvorení nasleduje čiarka, štyri medzery a vaše meno. V prípade potreby uveďte svoj názov pod vaším menom. Označte písmeno v modrom alebo čiernom atramente v priestore nad vaším menom.
Ak ste obsahovali niečo s písmenom, ako je napríklad životopis alebo návrh, budete chcieť všimnúť, že pod vašim menom je dva "riadky".
