Diagram pracovného postupu vizuálne predstavuje pohyb a prenos zdrojov, dokumentov, údajov a úloh počas celého pracovného procesu pre daný produkt alebo službu. Úspešne vytvorený vývojový diagram bude rýchlo a jasne predstavovať správny pracovný postup.
Zlepšovanie efektívnosti a vylúčenie únikových udalostí
Mnoho pracovných procesov môže byť komplikované a zložité, takže je dôležité vizuálne predstaviť, ako sa úlohy dokončia, aby sa zlepšilo pochopenie a efektívnosť zamestnancov. Schémy pracovných postupov jasne uvádzajú, kto je zodpovedný za každú fázu, aké dokumenty a zdroje potrebujú a množstvo času potrebného v každej fáze. Znalosť rolí zamestnancov a požiadaviek na zdroje na výrobu umožňuje manažmentu jednoducho definovať nedostatky a zmierniť prekážky. Únikové cesty sú akékoľvek aspekty pracovného postupu, ktoré bránia a spomaľujú celkovú dobu cyklu procesu.
Zvyšovanie zodpovednosti a komunikácia
Vizuálne reprezentujúci celý proces workflow umožňuje zamestnancom lepšie porozumieť nielen ich pracovným povinnostiam, ale aj rolu ostatných zamestnancov, čo zvyšuje zodpovednosť. Vytvorenie úspešného a presného diagramu pracovných postupov zvyšuje znalosti na pracovisku z dôvodu požadovaného výskumu a zostavovania údajov. Komunikácia sa tiež zlepšuje, keď zamestnanci lepšie chápu proces workflow.
Použitie tvarov na zobrazenie aktivity
Schémy pracovných postupov používajú špecifické tvary, ktoré zodpovedajú rôznym typom činností. Oval ukazuje, kde pracovný tok začína a končí. Obdĺžniky predstavujú procesnú činnosť, úlohu alebo analýzu. Diamanty znamenajú rozhodovací proces, zvyčajne vedúci k dvom možným smerom pracovného postupu. Ak je odpoveď na rozhodnutie áno, pracovný tok pokračuje na zamýšľanej trase, ale ak odpoveď nie je, pracovný tok bude možno musieť vyriešiť ďalší problém. Schéma s množstvom diamantových tvarov môže byť ťažšie sledovať vizuálne. Kruhy predstavujú konektory z jednej činnosti do druhej.
Implementácia diagramov pracovných postupov
Hoci navrhovanie diagramu workflow môže byť rozsiahlym a časovo náročným procesom, jeho implementácia môže byť náročnejšia. Manažéri nemôžu jednoducho uverejniť schému na pracovisku a očakávajú, že zamestnanci im budú doručovať bez akýchkoľvek usmernení. Väčšina diagramov musí byť spojená s teóriou zlepšenia pracovných postupov, ako je štíhla výroba, Six Sigma alebo úplné riadenie kvality. (Pozri odkaz 1)
Alternatívy k diagramom pracovných postupov
Niektoré firmy používajú alternatívy k diagramom pracovných postupov, ako je proces, plánovanie podnikov a kontrola toku. Proces, alebo procesná mapa, je veľmi podobná koncepcii ako schémy workflow a workflow. Pracovný proces je špecifickejší ako pracovný tok, ktorý sa viac zameriava na vstupy a výstupy ako prenos údajov, dokumentov a úloh. Podnikové plánovanie sa viac zameriava na dlhodobé ciele, než na zlepšenie súčasného pracovného postupu. Manažéri, ktorí majú záujem o riadenie toku, sa konkrétne snažia zlepšiť kontrolu zásob.
