Keď spustíte klubové stretnutie, komunikujete so všetkými členmi klubu naraz, plánujete budúce klubové aktivity a robiť dôležité rozhodnutia. Ak chcete efektívne organizovať stretnutie, musíte byť organizovaní a mať plán. Usporiadateľ stretnutia udržiava poriadok počas stretnutia a rieši všetky témy programu schôdze.
Pripravte sa vopred. Rozhodnite sa, aké sú vaše ciele pre stretnutie a vytvorte konkrétny akčný plán na splnenie týchto cieľov. Vytvorte zoznam tém, ktoré budete riešiť a vytvorte kópie tohto zoznamu na distribúciu členom klubu.
Vytvorte príjemnú atmosféru. Pred stretnutím podávajte občerstvenie a hrajte jemnú hudbu, keď členovia klubu vstupujú do oblasti stretnutia. Vytvorí tak atmosféru, ktorá členovia povzbudzuje k oddychu a socializácii pred začiatkom stretnutia.
Začnite včas. Urobte oznámenie päť minút, než plánujete začať. Keď členovia klubu nájdu sedenie, rozošlite kópie agendy schôdze. To umožňuje členom klubu prehodnotiť program, ako sa pripravujete na začatie.
Predstavte nových členov klubu. Zľavy z ľadovca sú najlepší spôsob, ako predstaviť nových členov. Nechajte ich štát, kde vyrastali, kam šli do školy a prečo sa rozhodli vstúpiť do vášho klubu.
Prečítajte si zápisy z predchádzajúcej schôdze. Toto pripomína členom klubu akcie, ktoré boli prijaté počas posledného stretnutia, a dáva novým členom lepšie pochopenie aktuálnych tém stretnutí.
Zostaňte na úlohe. Vždy dodržujte program schôdze. Ak chce niekto diskutovať o téme, ktorá nie je na vašej agende, napíšte predmet na samostatný hárok papiera a vyriešte ho počas nasledujúcej schôdze.
Povoliť čas na otázky a odpovede. Členovia klubu budú pravdepodobne mať otázky, takže buďte pripravení odpovedať na ne. Požiadajte tých, ktorí majú otázky, aby si vzali ruku a volajú každého člena individuálne. To je tiež vhodný čas na to, aby členovia klubu povzbudili, aby navrhovali budúce stretnutia.
Koniec včas. S určitým koncovým časom pomáha udržať facilitátora na ceste. Ak členovia klubu majú ďalšie otázky alebo obavy, pozvite ich, aby s vami pohovorili po stretnutí.
