Archivácia dokumentov je ukladanie dokumentácie, ktorá už nie je aktívna, ale organizácie musia túto dokumentáciu uchovávať ako typ historického záznamu. Organizácie a firmy zvyčajne archivujú dokumenty, ale jednotlivci môžu tiež archivovať dokumentáciu z rôznych dôvodov. Súbor úvah a metód súvisí s archiváciou dokumentov. V niektorých prípadoch bude mať organizácia súbor presne definovaných pravidiel na správu dokumentácie, v rámci ktorých organizácia načrtne postup archivácie. Organizácie môžu pomerne ľahko archivovať rôzne typy médií vrátane elektronických.
účel
Organizácie archivujú dokumenty z rôznych dôvodov, vo väčšine prípadov súvisiacich s celkovým účelom alebo úlohou organizácie. Často organizácie archivujú dokumentáciu, pretože majú kultúrny alebo historický význam. Alternatívne môže podnik mať právny alebo finančný dôvod na udržanie spoľahlivého záznamu o minulých dokumentoch, pri ktorých je archivácia najefektívnejšou metódou riadenia.
dôležité informácie
Každá organizácia, ktorá potrebuje archiváciu dokumentov, musí starostlivo zvážiť svoje postupy. Rozhodujúce, akú dokumentáciu je potrebné archivovať, a to z hľadiska minulých aj prebiehajúcich operácií, je samozrejme prvoradou úlohou. Pokiaľ ide o prebiehajúcu dokumentáciu, ktorú organizácia produkuje, organizácia môže dospieť k nejakému harmonogramu archivácie. Metódy archivovania sa tiež líšia a vďaka pokroku v oblasti výpočtovej techniky sa v mnohých prípadoch predstavilo množstvo nových nástrojov, ktoré ponúkajú efektívne a nákladovo efektívne riešenia.
náradie
Od roku 2011 sa zvýšili softvérové nástroje na archiváciu dokumentov, ktoré dávajú organizáciám viac možností na archiváciu na nižšie náklady. Organizácie môžu používať archiváciu softvéru ako nástroj nielen pre dokumenty, ktoré ukladajú v elektronickej forme, ale aj pre papierovú dokumentáciu a iné médiá. Organizácie môžu skenovať alebo konvertovať nediferencované položky na ukladanie v elektronickej forme, čím sa znižuje množstvo fyzického priestoru potrebného na efektívne uchovávanie záznamov.
riziká
Riziká sú neodmysliteľné v každom systéme archivovania dokumentov a organizácie ich musia brať do úvahy, keď vytvárajú organizačnú archivačnú politiku. Výhoda ukladania dokumentácie v elektronickej forme je platná len vtedy, ak sú archívy zabezpečené. Organizácie musia preto používať primerané bezpečnostné opatrenia na ochranu stability a bezpečnosti archívu, ktorý archiváciu nástrojov a služieb rieši rôznymi spôsobmi.
výhody
Výhody efektívneho archivačného systému dokumentov sa zvýšili s príchodom technologických riešení. Elektronické záznamy majú menej fyzického priestoru a v niektorých prípadoch sa nemusia zdržiavať ani v hlavných priestoroch podniku alebo organizácie. Niektoré organizácie môžu napríklad použiť externú službu správy dokumentov. Ďalšou výhodou pri používaní elektronických záznamov je, že organizácie môžu ľahko a rýchlo sprístupniť archivovaný obsah v prípade potreby, často v prehľadávanom elektronickom formáte.
