Správa dokumentov je proces, ktorý organizácie používajú na vytváranie, kontrolu, zabezpečenie, ukladanie, vyhľadávanie, zdieľanie a zničenie dokumentov vo všetkých ich formách. Vo veku šírenia informácií, rýchlych technologických zmien a bezpečnostných otázok musia organizácie, ktoré vytvárajú systémy na správu dokumentov, brať do úvahy nielen dobré obchodné praktiky, ale pravidlá, predpisy a normy vyhlásené vládnymi a medzinárodnými orgánmi.
Subjekty tvoriace pravidlá: Finančné
Mnohé federálne subjekty vydávajú predpisy, ktoré vyžadujú, aby organizácie dodržiavali pravidlá správy dokumentov. Nasleduje súhrn týchto subjektov, typy organizácií, ktoré ovplyvňujú, štatút alebo predpis.
Komisia pre cenné papiere a burzu v SEC 17a-4 poskytuje pravidlá správy dokumentov pre maklérov, analytikov a iných osôb, ktoré sa podieľajú na výmene cenných papierov.
Zákon Sarbanes-Oxley v oddieloch 404 a 409 ovplyvňuje správu dokumentov všetkými verejne obchodovanými spoločnosťami, ako aj účtovnými firmami, audítormi a obchodníkmi s cennými papiermi.
Zákon o kontrole zúčtovania pre 21. storočie (kontrola 21) upravuje kontrolu zaobchádzania a vzťahuje sa na bankový sektor. Spravuje ho Federálna rezerva.
Zákon Gramm-Leach Bliley Act chráni finančné informácie spotrebiteľov v držbe finančných inštitúcií a je spravovaný niekoľkými federálnymi agentúrami.
Predpisom č. 3010 Národného združenia obchodníkov s cennými papiermi (NASD) pravidlo 3010 a Pravidlo 342 burzy New York Stock Exchange (NYSE) spravuje Komisia pre cenné papiere a burzu a upravuje požiadavky na vedenie záznamov, ktoré sa týkajú elektronickej komunikácie pre členov týchto dvoch organizácií.
Pravidlá zdravotnej starostlivosti
Zákon o prenosnosti a prístupnosti zdravotného poistenia (HIPAA) sa vzťahuje na také skupiny, ako sú lekári, nemocnice, poisťovne a zamestnávatelia, ktorí sa zaoberajú zhromažďovaním alebo prenosom informácií o pacientoch. Spravuje ho Ministerstvo zdravotníctva a služby pre ľudí v USA.
21 CFR 11 je časť Kódexu federálnych predpisov, ktorý spravuje Úrad pre potraviny a liečivá USA a venuje sa elektronickým záznamom a elektronickým podpisom. Táto časť má vplyv na zdravotnícke a farmaceutické spoločnosti.
Vojenské pravidlá
Ministerstvo obrany (oddelenie obrany 5015.2, verzia 2) definuje požiadavky na softvér na správu záznamov zakúpený ministerstvom obrany. Ostatné vládne subjekty používajú tento štandard aj pre svoj softvér na správu záznamov.
Ďalšie federálne pravidlá
Federálne pravidlá občianskeho súdnictva upravujú, ako právnické firmy spracúvajú informácie týkajúce sa právnych postupov.
Internal Revenue Services Rev. Proc. 97-22 stanovuje pravidlá elektronického ukladania a prenosu informácií daňových poplatníkov a má vplyv na odvetvie finančných služieb.
Potreba pravidiel
Američania sú závislí od regulačných agentúr, aby zabezpečili ochranu, aby zabezpečili ochranu osobných údajov, ochranu finančných transakcií a primeraný dohľad nad osobami, ktoré majú kontrolu nad národnými potravinami, drogami, finančnými a zdravotníckymi prostriedkami. Národná informačná infraštruktúra je nevyhnutná pre jej obranu a musí byť tiež chránená.
Štandardizácia správy dokumentov presahuje Spojené štáty. Mimovládne subjekty ako Medzinárodná organizácia pre normalizáciu a API pre správu otvorených dokumentov pracujú na štandardizácii a zdieľaní procesov pre systémy správy dokumentov s cieľom zabezpečiť bezpečnosť a dostupnosť informačných záznamov, keď sú potrebné.
