Často, keď organizácia hľadá pomoc pri projekte, vydáva RFP alebo žiadosť o predloženie návrhu. Dodávatelia potom reagujú na RFP, načrtávajú, ako môžu pomôcť s projektom a prečo je ich firma alebo tím najlepšou voľbou pre túto prácu. Aby bolo možné získať čo najkompletnejšie odpovede a urobiť správnu voľbu, RFP musia obsahovať niektoré základné informácie.
RVP musí vždy začínať úvodom a prehľadom organizácie, ktorá podala žiadosť, a problémom alebo projektom, kde je potrebná pomoc. Úvod nie je zvyčajne viac ako jeden alebo dva a musí obsahovať aj dátum splatnosti projektu a navrhovaného rozpočtu. Zahrnutie týchto informácií pomáha firmám pri rozhodovaní o tom, či majú reagovať na RFP.
Podrobnosti projektu
Druhá časť RFP musí poskytnúť podrobnosti o konkrétnom projekte alebo programe. Poskytnite špecifiká o účelu a štruktúre projektu, ako aj o podrobnostiach týkajúcich sa tímu, ktorý na ňom pracuje, miesta, harmonogramu a stavu. Tieto informácie pomáhajú respondentom pochopiť kontext projektu; potom môžu prispôsobiť svoju odpoveď potrebám žiadajúcej organizácie.
Rozsah služieb
RFP musí podrobne popísať, aké služby hľadáte od externej firmy. Tento rozsah služieb je pravdepodobne najdôležitejšou časťou RFP, pretože respondentské firmy budú venovať veľkú pozornosť vypracovaniu návrhov, ktoré spĺňajú všetky vaše potreby. Aj keď musíte zahrnúť špecifické úlohy, ktoré sú kľúčové pre dokončenie projektu, zoznam požadovaných služieb musí byť celkom všeobecný, pretože každá reagujúca firma bude mať vlastný prístup k projektu. Umožnenie vonkajším firmám podrobne popísať ich nápady a procesy vám môže pomôcť pri rozhodovaní o najlepšej spoločnosti pre túto prácu.
rozpočet
Zatiaľ čo niektoré firmy, ktoré vydávajú RFP, váhajú zahrnúť informácie o rozpočte, ak máte prísny rozpočet, zahrňte ich do RFP. RFP musí obsahovať časť, v ktorej sa firmy pýtajú na to, ako podrobne plánujú použiť rozpočet, ako aj rozpis ich požiadaviek na fakturáciu a platby a postupy. Zahrňte aj informácie o type zmluvy, ktorú udeľujete, ao trvaní zmluvy.
kvalifikácia
Pri výbere externej firmy pracovať s vašou spoločnosťou, chcete najlepšiu a kvalifikovanú firmu, ktorú si môžete dovoliť. RFP musí obsahovať časť, v ktorej respondentské firmy môžu podrobne opísať svoju kvalifikáciu pre túto prácu. Ak hľadáte konkrétnu skúsenosť, požiadajte respondentov, aby podrobne popísali svoje zručnosti a skúsenosti v tejto oblasti. Okrem toho žiadame o referencie buď pre spoločnosť ako celok alebo pre jednotlivých členov tímu.
Hodnotenie a predkladanie
RVP musia obsahovať členenie hodnotiacich kritérií a pokynov na predloženie návrhu. Mali by byť jasné a konkrétne, pričom uveďte dátum a čas lehoty, ako aj konkrétnu adresu, na ktorej dostanete návrhy. Ak existujú okolnosti, ktoré by viedli k okamžitej diskvalifikácii, potom ich zahrňte aj do nich.
