Niektoré podniky môžu úspešne fungovať len na základe hotovosti, ale tento model je dosť ťažko udržateľný, akonáhle prekonáte mom-and-pop stage. Je to obzvlášť ťažké, ak predávate iným firmám, ktoré často neočakávajú, že vopred zaplatia za svoje nákupy. Namiesto toho vytvoríte faktúru pre váš produkt, ktorú váš zákazník neskôr zaplatí. Počas časového obdobia medzi vydaním faktúry a zaplatením zákazníkom je na účtovné účely opísaná ako otvorená faktúra.
Definícia faktúry dodávateľa
Faktúra je v podstate dohodou medzi predávajúcim a zákazníkom.Dodávateľ súhlasí s poskytnutím produktu alebo služby vopred a zákazník súhlasí s tým, že zaplatí za výrobok alebo službu podľa podmienok faktúry. Tieto podmienky zahŕňajú určený dátum, kedy je splatnosť platby, a väčšina faktúr zahŕňa sankciu za platby splatné v minulosti. Niektorí predajcovia ponúkajú mrkvu, rovnako ako palicu, poskytujúcu podobnú zľavu pri zálohovej platbe. V obidvoch prípadoch dodávateľ v zásade rozširuje úver na zákazníka a očakáva, že bude zaplatený - aspoň vo väčšine prípadov - včas.
Splatné účty, Pohľadávky
Zákazník i predajca musia vo svojej súvahe účtovať otvorenú faktúru. Pre predávajúceho je to aktuálny majetok. Je to peniaze, na ktoré sa dá primerane započítať, aby zaplatili nadchádzajúce záväzky, ako sú nájomné alebo faktúry za suroviny. Pre zákazníka je to bežný záväzok. Zobrazí sa v súvahe oproti vašim bežným aktívam, ktoré zahŕňajú vaše hotovostné rezervy a bežný peňažný tok, ako aj vaše vlastné pohľadávky. V oboch prípadoch zostane v tomto mieste až do uzavretia faktúry.
Uzavretá definícia faktúry
Faktúra zostáva otvorená, kým zákazník neuskutoční a dodávateľ nedostane platbu v plnej výške. Na konci zákazníka je platba zaúčtovaná ako úver na účet, ktorý sa má zaplatiť, ideálne sa uvádza číslo faktúry a možno identifikácia dodávateľa. To poskytuje audit trail v prípade, že by sa vyskytol problém s faktúrou alebo jej zaplatením. Na konci predajcu sa platba zaznamenáva ako dobropis do účtovnej evidencie pohľadávok, ktorá je identifikovaná číslom faktúry a ideálne je číslo zákazníka. V obidvoch prípadoch, s úplnou platbou, ktorá zodpovedá správnej výške faktúry - odpočítaním akejkoľvek vhodnej zľavy alebo pripočítaním príslušného úrokového poplatku - faktúra môže byť teraz uzavretá.
Čiastočné platby komplikujú veci
Je relatívne jednoduché sledovať otvorenú faktúru a zmeniť ju na uzatvorenú faktúru, ak je zúčtovaná s jednou platbou v plnej výške. Je to o niečo zložitejšie, ak uskutočníte alebo dostanete čiastkové platby na rovnakú faktúru v priebehu určitého časového obdobia. Základný proces účtovania do účtovnej knihy, ak ste zákazníkom, alebo účtovná evidencia pohľadávok, ak ste predajcom, zostáva rovnaká. Obtiažnosť spočíva v tom, že celkový súčet platieb je správny, ak ste vypočítali akékoľvek úrokové pokuty a boli priradené k správnej faktúre. Niektoré služby tretích strán a softvérové produkty, ako napríklad vhodne pomenované OpenInvoice.com, tento proces automatizujú a zjednodušujú.
Možnosť zľavy na faktúre
Nie je nezvyčajné, aby podniky s množstvom otvorených faktúr pocítili prechodné problémy s peňažnými tokmi, kým čakali na zaplatenie týchto faktúr. V takýchto situáciách sa niektoré podniky obrátia na možnosť známu ako zľavy na faktúre. Tretia strana uhradí peňažné prostriedky predajcovi na základe neuhradenej faktúry výmenou za percentuálny podiel po vyberaní faktúry. Zodpovednosť za výber platby zostáva u predajcu. To môže byť užitočným nástrojom v čase potreby, ale je to na vašom okraji, takže budete chcieť starostlivo zvážiť vaše krátkodobé potreby proti dlhodobej ziskovosti.
