Organizačné preskúmanie môže pozostávať z analýzy vašich obchodných funkcií, štruktúry zamestnancov, prevádzkových procesov alebo ich kombinácie. Pre vlastníkov malých podnikov zahŕňa efektívna organizačná kontrola skúmanie štruktúry a výkonnosti vašich oddelení alebo funkčných oblastí a preskúmanie zamestnancov v každej oblasti.
Preskúmajte funkčnú štruktúru podniku
Ak chcete začať svoju organizačnú kontrolu, určite, aký typ organizačnej štruktúry máte. Mnoho malých podnikov začína s plochou štruktúrou, ktorá pozostáva z vlastníka a niekoľkých kľúčových zamestnancov, ktorí spoločne pracujú na riadení výroby, marketingu, predaja, finančných a ľudských zdrojov spoločnosti. Neexistujú žiadni manažéri, pričom majiteľ vykoná všetky alebo väčšinu dôležitých rozhodnutí. Táto štruktúra nemá vrstvy zamestnancov, ako sú riaditelia, manažéri a koordinátori. Funkčná štruktúra rozdeľuje vašu organizáciu podľa úloh, ako je účtovníctvo, HR, výroba, marketing a predaj. Spoločnosti s touto štruktúrou vytvárajú oddelenia so špecializovanými manažérmi a zamestnaneckou hierarchiou. Na dohľad nad týmito oddeleniami a ich manažérmi môžu podniky vytvárať "C-Suite", ktorý pozostáva z manažérskeho tímu s výkonným riaditeľom, výkonným riaditeľom a hlavným finančným úradníkom. Väčšie spoločnosti majú zložitejšie štruktúry, vrátane maticových a divíznych organizácií, ktoré spravujú veľa zamestnancov, oddelení, divízií a dokonca aj rôznych spoločností pôsobiacich pod firemným dáždnikom.
Preskúmajte organizačnú štruktúru
Akonáhle ste určili typ organizačnej štruktúry, ktorú máte, pozrite sa na organizačnú schému, ktorá je schémou pracovných pozícií zamestnancov, ktorá ukazuje, kto pracuje kde, kto pracuje pre koho a "totemový pól" vášho podnikania. Porovnajte svoj organizačný diagram s organizačnou štruktúrou, aby ste zistili, či vaše pozície efektívne zodpovedajú rôznym funkciám, ktoré potrebujete. Napríklad: Vaši predajcovia hlásia správcovi marketingu alebo naopak a aké výhody / problémy to spôsobí? Spravuje váš výrobný manažér distribútora alebo pracuje samostatne?
Analyzovať procesy a postupy
Teraz, keď ste preskúmali svoje funkčné oblasti a zamestnancov v nich, posúďte procesy a postupy, ktoré vaša firma používa na prevzatie produktov a služieb od konceptu po dodanie.Preskúmajte nielen procesy, ktoré každé oddelenie používa na vykonávanie svojej práce, ale aj interakciu medzi oddeleniami. Napríklad máte bezproblémový systém pre predajcov, ktorí zadávajú objednávky, vaše účtovné oddelenie potom vykonáva úverové kontroly a schvaľuje nových zákazníkov, vaše skladové skladovacie a prepravné príkazy a vaše účtovné oddelenie zasielanie faktúr?
Skontrolujte finančné údaje
Ak nemáte hlavný rozpočet, vytvorte jeden tak, aby ste určili vplyv vašich operácií na spodný riadok. Hlavný rozpočet je finančný nástroj, ktorý integruje váš ročný rozpočet, hlavnú knihu, výkazy peňažných tokov, výkazy ziskov a strát, výkazy o súvahe a pohľadávok. Zoznámte sa s vašimi hlavnými nákladovými oblasťami, ako je práca, materiály, administratíva alebo marketing. Určte, či ich môžete znížiť prostredníctvom zlepšenej organizačnej štruktúry alebo reorganizácie zamestnancov alebo lepších procesov a postupov. Zoraďte zdroje príjmov a ziskové strediská a zistite, či organizačné alebo personálne zmeny môžu zlepšiť vašu výkonnosť v týchto oblastiach.
Vykonajte odporúčania
Po analýze vašej obchodnej štruktúry, organizačnej štruktúry, procesov a postupov, zozname oblastí na zlepšenie a podanie návrhov. Zoznámte sa s každým vedúcim oddelenia individuálne a preverte svoje zistenia. Pomocou spätnej väzby manažérov držte skupinové stretnutie s vašimi manažérmi, aby ste diskutovali o svojich zisteniach a požiadali ich o vstup. Povedzte im, aké sú vaše ciele, ako napríklad zníženie režijných alebo výrobných nákladov, zníženie množstva odpadu, zvýšenie predaja alebo zníženie času prepravy, výnosov alebo sťažností zákazníkov. Pomocou spätnej väzby tímu vytvorte svoju záverečnú správu a odporúčania.
