Stručná. Ak si to myslíte, lingvisti by si nemohli zvoliť lepší termín na opis obchodných dokumentov, ktoré zhŕňajú informácie "potrebujú vedieť" pre vedúcich pracovníkov, ktorí nemajú čas ani náklonnosť prechádzať masívnymi dizertačnými prácami. Ak ste požiadaní o zostavenie prehľadu, ponechajte na mysli slová "stručný" a "hnusný", keď extrapolujete kľúčové dáta, ktoré očakávajú šéfovia. Využite prístup založený na dvoch krokoch: ako spisovateľ si myslite, keď vytlačíte dáta zo správ, potom sa stanete redaktorom, ktorého cieľom je zvážiť každé slovo pre dopad, zatiaľ čo kritické údaje zostanú neporušené.
Pochopte účel informačnej správy: vedúci pracovníci vyhľadávajú "produkt analýzy, nie samotnú analýzu", preto to pamätajte, keď vyhotovujete svoj výkonný sprievodca z informácií nachádzajúcich sa v pôvodnej správe.
Začnite stručným uvedením problému / situácie, vysvetlite jeho relevantnosť a potom zopakujte - v presnom a presnom jazyku - dôkazy a závery obsiahnuté v hlavnej správe. Pripravte novú opačnú pyramídu, aby ste štruktúrovali svoj stručný. Extrapolujte a potom sa zaviazajte na najdôležitejšie údaje na začiatku papiera. Pridajte menej dôležité informácie v zostupnom poradí, aby ste vytvorili telo súboru.
Použite jednoduché anglické bez senzácie, superlativy a chmýří, aby ste spresnili svoj stručný. Zahrňte rozvrhy, rôzne perspektívy, pretože podporujú alebo vyvracajú vašu prácu a všetko v nomenklatúre vášho cieľového publika. Snažte sa vytvoriť stručný stručný obsah, prehľad, ktorý nevyžaduje žiadne prílohy alebo vonkajšiu dokumentáciu na vysvetlenie dôležitých bodov uvedených v pôvodnej správe.
Zamestnávajte hlavičky, podkapitoly a odrážky, ktoré vám pomôžu riadiacim pracovníkom ľahko prechádzať prostredníctvom správy o brífingu. Prehodnoťte dlhé odseky a začiarknite ich, aby ste sprísnili rýchlosť správy. Uveďte konkrétne merania alebo čísla, aby nič nezanechalo fantázii. Overte správnosť každého bodu. Najmä, ak existujú nezrovnalosti v údajoch, vysvetlite, prečo k nim došlo.
Predložte správu o príprave na skúšku objektívnosti, aby ste sa uistili, že ste vynechali zaujatosť, aby ste neriskovali spochybňovanie údajov a vašu schopnosť formulovať tento typ správy.Chyba na strane opatrnosti, ak hlavný prehľad, z ktorého vykresľujete údaje, nemá priame závery, ktoré boli dosiahnuté. Namiesto toho uveďte, že tak nie je žiadne nedorozumenie o vás, autorovi, ktorý vynechal dôležité informácie.
Tipy
-
Uistite sa, že rozlišujete svoju informačnú správu zo súhrnu, dlhšieho dokumentu, ktorý môže mať až 10 stránok a obsahuje výzvu na akciu, ktorá nepatrí do štruktúry výkonného riaditeľa.
