Či už máte malú spoločnosť alebo veľkú spoločnosť, je dôležité správne ukladať a spravovať dokumenty vytvorené v priebehu podnikania. Tie môžu zahŕňať všetko od digitálnych súborov a daňové priznania k zmluvám a projektovým správam. To je miesto, kde prichádza správa dokumentov a záznamov. Jeho hlavnými cieľmi je spracovanie zaznamenaných informácií, zlepšenie všeobecných pracovných procesov a rýchlejšie vyhľadávanie údajov. Existuje niekoľko typov systémov správy záznamov a každý z nich má charakteristické vlastnosti.
Čo je systém na správu záznamov?
Chýbajúce obchodné príjmy alebo faktúry, nesprávne vložené dokumenty a poškodené súbory sú bežnými sťažnosťami medzi majiteľmi podnikov. V rokoch 2005 až 2018 bolo v USA zaznamenaných viac ako 22 miliónov záznamov v dôsledku porušenia údajov. Okrem toho zamestnanci trávia polovicu svojho času hľadaním informácií súvisiacich s činnosťou svojej spoločnosti. Viac ako 26 percent uviedlo, že správa dát vo svojich organizáciách je trochu chaotická.
Spoločnosti veľké a malé sú povinné uchovávať svoje záznamy počas určitého obdobia. Výpisy z banky a kreditnej karty by mali byť uložené na bezpečnom mieste najmenej sedem rokov. To isté platí pre dokumenty o príprave daňového priznania. Výpisy z investičného účtu, zrušené šeky a odmeny musia byť uchované najmenej jeden rok.
Čo ak sú tieto dokumenty stratené alebo poškodené? Predstavte si zapnutie počítača, aby ste zistili, že bol napadnutý. Ak vaša kancelárska budova zachytí požiar, všetky vaše súbory sa môžu stratiť navždy. Samozrejme, kópie môžete vždy uchovávať na inom mieste, ale to by znamenalo väčší priestor a vyššie náklady.
Systém správy záznamov, známy aj ako systém RMS, môže urobiť všetko oveľa jednoduchšie. Tento druh softvéru vám umožňuje ukladať, nájsť a používať oficiálne záznamy ako dôkaz o transakciách, platbách a iných obchodných operáciách. Najnovšie programy na správu dokumentov a záznamov majú pokročilé funkcie, ako sú vyhľadávacie nástroje, možnosti skenovania, nástroje na uchovávanie a klasifikáciu, funkcie na sledovanie zhody a ďalšie.
Správa záznamov zabezpečuje, že vaše súbory budú k dispozícii vždy, keď ich budete potrebovať, ale môže tiež zlepšiť pracovný tok a produktivitu vo vašej organizácii. Zamestnanci budú môcť rýchlo získať údaje, spracovať informácie, identifikovať vlastníka každej série záznamov a odstrániť nadbytočné údaje.
Softvér na správu záznamov založený na oblakoch
Vďaka systému na správu záznamov založenom na oblakoch máte všetky svoje dokumenty na jednom mieste. Toto riešenie pre digitálne ukladanie údajov slúži ako sklad pre súbory vo vašej organizácii, ktoré vám umožňujú prístup k nim kedykoľvek a kdekoľvek. Je to užitočné najmä pre firmy s odľahlými tímami, ako aj pre firmy s kanceláriami na viacerých miestach.
Tento typ softvéru RMS udržuje vaše súbory zabezpečené a eliminuje potrebu ďalších programov na vykonávanie rutinných záloh. Navyše umožňuje používateľom priraďovať konkrétne súbory ostatným členom tímu a odosielať upozornenia v reálnom čase, a nie posielať e-maily tam a späť. Keďže údaje sú uložené na hostiteľských serveroch, sú menej zraniteľné voči počítačovým útokom.
Softvér na správu podnikových záznamov
Veľké organizácie zvyčajne zvolia softvér pre správu podnikových záznamov. Tieto programy majú pokročilé možnosti a môžu ukladať, organizovať a spracovávať veľké množstvo dát. S podnikovým systémom RMS je jednoduchšie spravovať fyzické a digitálne záznamy, sledovať stav a umiestnenie každého súboru a prenášať dáta zo starších systémov na najnovší softvér.
Ak chcete dosiahnuť najlepšie výsledky, vyberte program s bezpečnými ovládacími prvkami pre prístup používateľov, indexovanie údajov v reálnom čase a mechanizmy riadenia likvidácie. Spoľahlivý podnikový systém RMS vám umožňuje podržať záznamy, vykonávať vyhľadávanie v plnom texte a importovať fyzické a digitálne záznamy v akomkoľvek formáte z akéhokoľvek zdroja. Tieto funkcie môžu zefektívniť vaše obchodné operácie a viesť k lepšiemu rozhodovaniu.
Tieto typy softvéru pre správu záznamov možno ďalej rozdeliť do niekoľkých ďalších kategórií. Systémy správy obsahu, systémy na správu dokumentov a digitálne zobrazovacie systémy sú len málo. Ktorá z nich si vyberiete závisí od potrieb a rozpočtu vašej spoločnosti.
