Každá organizácia sleduje inú cestu pri dosahovaní svojho poslania a zároveň zdieľa päť kvalít, ktoré zvyšujú šance na úspech. Všetci zamestnanci v efektívnych organizáciách vedia svoje úlohy a čo sa od nich očakáva. Pokročilé plánovanie je rutinnou praxou, pričom projektové tímy dostali špecifické úlohy na realizáciu. Zároveň manažment sleduje zamestnancov a poskytuje pravidelnú spätnú väzbu o tom, ako dobre robia, a to s motiváciou pre tých, ktorí sa odlišujú.
Predbežné plánovanie
Predbežné plánovanie je nevyhnutné pre efektívnosť. To znamená stanovenie jasných, merateľných a dosiahnuteľných štandardov, ktoré pomôžu zamestnancom dosiahnuť organizačné ciele podľa zhrnutia, ktoré uverejnil Úrad pre personálny manažment USA alebo OPM. Zamestnanci sú zodpovední za kľúčové pracovné úlohy počas rôznych fáz projektu. Agentúra odporúča zapojiť zamestnancov do procesu plánovania tak, aby pochopili, čo je potrebné urobiť, prečo musí byť vykonané a ako dobre by sa malo urobiť.
Vyvážené priority
Namiesto nadmerného zaťažovania zamestnancov s viacerými úlohami efektívne riadia organizácie a rozdeľujú ich na definovateľné akcie a stanovujú cestu pre ich implementáciu. Toto je prístup podporovaný organizačnými gurusmi, ako je David Allen, ktorého program Getting It Done pracuje na znižovaní preťaženia informácií na pracovisku, časopis Time uviedol v marci 2007. Týmto odôvodnením dosiahnu spoločnosti maximálnu efektívnosť tým, že rozhodnú, ktoré úlohy sú naozaj dôležité, len periférne.
Pokračovanie monitorovania
Pokračujúce monitorovanie zamestnancov je potrebné na určenie, či spĺňajú očakávania organizácie o ich výkonnosti. Podľa zhrnutia OPM sa tento cieľ dosahuje pravidelnou spätnou väzbou zamestnancov, ktorí môžu porovnávať svoju prácu s vopred určenými normami. Pravidelná spätná väzba umožňuje organizáciám rýchlejšie reagovať na neprijateľný výkon a podniknúť kroky na ich riešenie. Naopak, vedenie môže tiež zmeniť štandardy, ktoré sa podľa zhrnutia OPM zdajú byť problematické alebo nereálne.
Definované úlohy
Po spustení projektu musí každý účastník poznať svoju zodpovednosť, aby zabezpečil jeho úspech. Millville, Pennsylvania obyvatelia sledovali tento model pri vytváraní výboru pre štúdium budúcnosti dediny. Práca s personálom z Pennsylvania State University Cooperative Extension Service, výbor prenikol do tímov zodpovedných za konkrétne úlohy. Tieto úlohy zahŕňali získavanie finančných prostriedkov, stanovenie cieľov a vzdelávanie verejnosti o práci výboru. Každý tím potom musel vypracovať vlastnú správu o pokroku.
Rozpoznanie zamestnancov
Žiadna organizácia nemôže prosperovať bez odmeňovania zamestnancov, ktorí prispievajú kolektívne a individuálne k svojej misii. Toto uznanie je prirodzenou súčasťou každodennej pracovnej skúsenosti a vychádza z myšlienky, že všetky správania majú pozitívne a negatívne dôsledky podľa zhrnutia OPM. Spoločnosti odmeňujú príkladné výsledky prostredníctvom stimulov, ako sú peniaze, voľno a nepeňažné položky. Systémy odmeňovania môžu podľa súhrnu rozpoznať aj rôzne príspevky, od návrhov k skupinovým úspechom.
