Papierovanie je súčasťou podnikania a proces prijímania nového zamestnanca nie je výnimkou. Existujú určité dokumenty, ktoré musia byť vyplnené novými zamestnancami, ako sú napríklad daňové doklady a dokumenty s priamym vkladom. Všetky potrebné formuláre spolu so všetkými dokumentmi špecifickými pre danú spoločnosť by mal zamestnanec vyplniť a spracovať včas, najlepšie v prvý deň zamestnanca.
Nové zamestnanecké papierovanie
Noví zamestnanci by mali vyplniť formulár žiadosti o zamestnanie - ak tak ešte neurobili - zoznam svojich kompletných adries, kontaktných čísel, kontaktných informácií v núdzových situáciách, referencií a všetkých predchádzajúcich pracovných skúseností spolu so súhlasom na kontrolu pozadia a súhlas s drogami testovania. Väčšina zamestnancov vyplní žiadosť a podpísala formuláre súhlasu počas pohovoru a procesu prijímania, avšak v prípade, že to nie je, ľudské zdroje budú potrebovať tieto informácie vyplnené a spracované pre spis zamestnancov.
Vládne formuláre
Vláda USA vyžaduje, aby boli vyplnené viaceré formuláre pre každého nového zamestnanca. Formulár I-9 overuje totožnosť každého najatého a ak je oprávnený pracovať v Spojených štátoch. Tento formulár musí byť vyplnený a podpísaný najneskôr v prvý deň zamestnania a uchovaný zamestnávateľom spolu s kópiou karty sociálneho poistenia zamestnanca. Formulár W-4 uvádza podrobnosti týkajúce sa zrážkovej dane zamestnanca na účely federálnej dane z príjmov. Zamestnanci musia vyplniť nový formulár W-4, ak sa ich príspevok zrážky v priebehu roka mení.
Formulár nového prenájmu
Všetci zamestnávatelia sú podľa federálnych zákonov povinní oznámiť každému novému nájmu - do 20 dní od prijatého dátumu - úradu USA na podporu výživného. Táto štátna agentúra určuje, či zamestnanec dlhuje platby na podporu detí. Nové osoby môžu byť hlásené pomocou kópie formulára W-4 alebo formulára spoločnosti, ktorý obsahuje rovnaké informácie. Formuláre je možné zasielať elektronicky alebo poštou do štátneho zoznamu nových zamestnancov v štáte, v ktorom zamestnanec pracuje.
Formulár priameho vkladu
Formulár priameho vkladu by mal byť vyplnený a premenený na účtovné oddelenie. Zamestnanec bude musieť uviesť svoje meno, adresu a čísla bankového účtu a privolať prázdnu neplatnú šek na získanie priameho vkladu jej výplatných listín.
Prijímanie príručiek / príručiek zamestnancov
Novým zamestnancom by sa mala poskytnúť kópia príručky spoločnosti a bezpečnostnej príručky, ak je to vhodné. Každý zamestnanec by mal podpísať a zadať dokument potvrdzujúci prijatie a dodržiavať pravidlá uvedené v príručke. Tieto formuláre sú dôležité, pretože v podnikovej príručke sa uvádzajú všetky pravidlá spoločnosti, vrátane politiky týkajúcej sa drog a alkoholu, politiky týkajúcej sa sexuálneho obťažovania, kódexu správania zamestnancov, doložiek o nediskriminácii a nekonkurovania a iných príslušných informácií o spoločnosti.
