Pre väčšinu ľudí je sklamanie súčasťou života. Pocit je taký bežný, že mnohí ľudia prehĺtajú emócie bez sťažnosti, pomaly kŕmia rastúcim množstvom odporu. Mohli by sa ospravedlniť pre stranu, ktorá sa dopustila trestného činu, a povedať si, že "robia to najlepšie, čo môžu." To môže byť pravda, ale trochu konštruktívna kritika nikdy neublížila nikomu. Podniky a iné subjekty, ktoré dostanú listy sklamania, čoskoro zistia, že je v ich najlepšom záujme, aby vytvorili priestor na zlepšenie. Ako sa hovorí, "Pichľavé koleso má mastnotu."
Usporiadajte svoje fakty. Osoba alebo spoločnosť, na ktorú píšete písmeno sklamania, nemôže zlepšiť svoje podnikateľské alebo osobné postupy, ak neviete jasne, ako sa vám nepodarilo. Skôr než napíšete list, uveďte zoznam prípadov, v ktorých ste sa cítili sklamaní, usporiadané v chronologickom poradí. Ak máte oficiálnu dokumentáciu z iných zdrojov, mali by ste mať aj tie, ktoré vám pomôžu predtým, než začnete písať list.
Uveďte svoje sťažnosti. Jasne vysvetlite, aké boli vaše očakávania a ako neboli splnené. V prípade potreby použite dokumentáciu z iných zdrojov.
Vysvetlite, ako ste mali pocit zločinov. Napríklad, ak píšete spoločnosti rýchleho občerstvenia o opakovanom hrubom zákazníckom servise, vysvetlite, že máte pocit, ako by vaše peniaze a záštitu neboli hodnotené v rámci ich organizácie.
Buď milý.Pamätajte na to, že cieľom vášho listu je pomôcť osobe alebo organizácii zlepšiť a neškodiť ich. Jednoducho poukazujete na spôsoby, ktorými cítite, že by mohli lepšie vystupovať. Pri písaní listu sklamania spoločnosti, nezabudnite, že osoba, ktorá číta písmeno, pravdepodobne nebude tou osobou, s ktorou máte sťažnosť. Nebuďte hrubý alebo škaredý; zachovať tón druhu listu, alebo prinajmenšom profesionálne.
Urobte návrhy na zlepšenie. Teraz, keď ste poukázali na tento problém, pomôžte tým, že ich nasmerujete na riešenia.
Prezentujte svoje požiadavky. Ak si myslíte, že si zaslúžite reštitúciu za svoje skúsenosti, je to miesto, na ktoré sa opýtať, list zklamania. Či už požiadate o priamu refundáciu alebo o zľavnenú alebo bezplatnú službu v budúcnosti, naznačte, že splnenie vašich požiadaviek bude znamenať dlhú cestu k zákazníkovi.
Zadajte písmeno. Profesionálna prezentácia vášho sklamania umožní príjemcovi vedieť, že ste vážne.
Vytvorte kópie písmena. V prípade, že dôjde k strate vášho listu, stane sa sporným problémom alebo sa stane prvým z dlhého reťazca sklamaných listov, mali by ste mať kópiu pre vaše záznamy. Ak do svojho listu zahrniete iné dokumenty, urobte kópie týchto dokumentov a odošlite ich. Vždy uchovávajte originálne dokumenty pre seba.
