Vedenie seminára o konkrétnej téme môže učiť ľudí niečo nové, re-vzdelávať ľudí o niečom, čo už vedia a predstaviť pokrok vo vašom odvetví. Vedenie seminára však môže byť nákladné. Existuje niekoľko rozhodnutí, ktoré budete musieť urobiť, aby ste vedeli, koľko peňazí na rozpočet pre váš seminár a množstvo faktorov, ktoré ovplyvnia celkové náklady.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Rozpočet seminára
-
Odhad účastníkov
-
Zoznam dodávateľov
-
Predchádzajúci plán rozpočtu pre semináre
Začnite vytvárať plán rozpočtu pre váš seminár tým, že určíte, koľko peňazí budete musieť minúť na to. Ak vaša organizácia pridelila určitú sumu pre udalosť, potrebujete vedieť, čo to je. Ak máte v pláne účtovať na seminári v nádeji, že dokonca prerušíte, určite, koľko budete účtovať na základe počtu očakávaných účastníkov a celkových plánovaných nákladov na podujatie.
Určte celkové náklady na udalosť tým, že vytvoríte zoznam položiek potrebných na usporiadanie seminára. Zahrňte také veci, ako sú náklady na prenájom zariadenia, ak nemáte k dispozícii priestor, náklady na prenájom audiovizuálnych zariadení pre moderátorov, náklady na moderátorov, ak sú platené, náklady na akékoľvek vytlačené letáky a perá a náklady na prenájom stolov a stoličiek, ak plánujete tak urobiť.
Požiadajte o plán rozpočtu z predchádzajúceho seminára, ktorý organizácia uskutočnila, aby ste získali predstavu o tom, koľko zaplatil za každú z týchto položiek. Budete tiež chcieť získať zoznam odporúčaných dodávateľov, ktoré vaša organizácia použila v minulosti. Ak vaša organizácia nemôže odporučiť žiadneho predajcu, obráťte sa na miestnu obchodnú komoru alebo iné organizácie, s ktorými máte dobré vzťahy, a opýtajte sa, či môžu odporučiť predajcom. Zavolajte dodávateľov, ktorých plánujete použiť, a požiadajte o odhady na základe počtu účastníkov, ktorých plánujete mať na seminári.
Sledujte odhady predajcov vytvorením formulára vo vašom počítači. Vytvorte sekciu pre každú položku, ktorú potrebujete. Napríklad, vytvorte sekciu označenú ako "audiovizuálny" a zadajte do spoločnosti a približnú cenu. Ak získate ponuky od dvoch spoločností, zahrňte ich aj ich ceny. Vykonajte to pre každú položku vo vašom zozname a celkovú sumu. Ak máte odlišné ceny od podobných dodávateľov, začnite tým, že pridáte hodnotu predávajúceho, ktorý uprednostníte, a prejdete k lacnejšiemu dodávateľovi, ak celková suma bude príliš nákladná.
Porovnajte celkové predpokladané náklady na váš seminár s výškou vašej rozpočtovacej spoločnosti, aby ste zistili, či je prijateľná. Ak sú náklady príliš veľké, zvážte účtovanie účastníkov účasti na seminári. Rozdeľte náklady na seminár, alebo náklady seminára nad rámec rozpočtu, počtom očakávaných účastníkov, aby ste určili, koľko by ste mali účtovať ľuďom.
