Dokumentácia zamestnancov je dôležitá z viacerých dôvodov. Dokumentácia odôvodňuje opatrenia v oblasti zamestnania od náboru a výberu po odstúpenie, odchod do dôchodku alebo ukončenie. Školenie a vývoj a kompenzácia a výhody sú súčasťou dokumentácie zamestnancov. Udržiavanie presnej a kompletnej dokumentácie podporuje ciele ľudských zdrojov, ako je plánovanie postupov a podpora z vnútra. Dokumentácia zamestnancov, keď je dôkladne pripravená, dôverne a podľa firemných zásad, je pilierom oddelenia ľudských zdrojov.
Nábor a výber
Aj keď váš proces prijímania a výberu začína online podaním žiadosti prostredníctvom systému sledovania žiadateľov, dokumentácia je stále dôležitou súčasťou procesu prijímania. Prinajmenšom proces prijímania zamestnancov zahŕňa predbežné telefonické prehliadky, osobné rozhovory a hodnotenie pohovorov. Dokumentácia je pre tento proces nevyhnutná - poznámky počas osobných rozhovorov je prakticky požiadavkou na to, aby ste pomohli urobiť rozumné rozhodnutie o prijatí do zamestnania. Okrem toho, ak chcete odovzdať kvalifikáciu kandidáta inému manažérovi prijímania zamestnancov, pomôže vám zdieľať poznámky k rozhovorom. Poznámky k rozhovoru obsahujú vaše osobné hodnotenia a názory. Preto, ak poznámky z procesu prijímania do zamestnania a pohovoru neobsahujú testovacie skóre alebo niektoré fakty o zručnosti kandidáta, tento typ dokumentácie sa zvyčajne nestane súčasťou osobného spisu. Dôležité je, že dokumentácia zamestnancov dokazuje aj spôsobilosť na zamestnanie.
Školenie a rozvoj zamestnancov
Dokumentácia výkonu zamestnancov je dôležitá pre udržanie spokojnosti, produktivity a angažovanosti práce. Váš systém riadenia výkonnosti zahŕňa množstvo komponentov, ako sú popisy práce, neformálna spätná väzba, školenia, disciplinárne opatrenia a ročné hodnotenie výkonnosti. Všetky tieto komponenty vyžadujú dokumentáciu, aby váš systém riadenia výkonnosti zostal na ceste. Nedostatok dokumentácie sa blíži nedostatku komunikácie v tejto oblasti. Zamestnanci závisia od spätnej väzby, aby inšpirovali motiváciu a zvýšili morálku zamestnancov. Bez dokumentácie zamestnancom chýbajú nástroje potrebné na splnenie očakávaní zamestnávateľa.
Kompenzácia a výhody
Dokumentácia pre zamestnancov je základným prvkom vašej štruktúry kompenzácií a výhod. Bez tohto typu dokumentácie nie je možné sledovať mzdy zamestnancov, zvýšenie zásluh, ročné bonusy a povinné a dobrovoľné zrážky. Dokumentácia tiež zachováva štatút zamestnaneckých výhod, ako sú možnosti zdravotnej starostlivosti, závislá starostlivosť a flexibilné výdavky. Divízia mzdy zaznamenáva veľa zamestnancov v tejto oblasti; ale váš dôstojník ochrany osobných údajov má výhradný prístup ku všetkým dokumentáciám týkajúcim sa lekárskej starostlivosti, aby zachoval dôvernú povahu informácií o zamestnancoch.
Koniec zamestnanosti
Keď dôstojnosť zamestnanca spoločnosti skončí, dokumentácia je mimoriadne dôležitá. Bez ohľadu na dôvod, musíte pripraviť a podať dokumentáciu, ktorá dokumentuje toto zamestnanecké opatrenie. Ak ukončíte zamestnanca, dokumentácia odôvodní vaše rozhodnutie. Absolutórium zamestnancov súvisiace so zlým výkonom, porušovaním pravidiel alebo hrubým nesprávnym konaním vyžaduje dokumentáciu na podporu nedobrovoľného ukončenia. Ak sa zamestnanec rozhodne podať sťažnosť na neoprávnené prepustenie, dokumentácia môže chrániť majetok vašej spoločnosti, ak sťažnosť stúpne do súdneho konania. Ak zamestnanec odíde alebo odstúpi, dokumentácia je potrebná na pokračovanie v prínose pre zdravie a príjmy.
