S toľkými politickými vyhláseniami ako organizácie, ktoré ich robia, tieto vyhlásenia objasňujú zámer, opisujú spôsob, akým spoločnosť spravuje politiku a definuje jej podrobnosti. Vyhlásenia o pravidlách slúžia na ochranu organizácie pred nedorozumeniami, ktoré by mohli viesť k neoprávnenému správaniu alebo súdnym sporom. Každé vyhlásenie o politike by malo obsahovať svoj účel, definície terminológie, samotné vyhlásenie a kroky na jeho implementáciu.
Účel politiky
Prvá časť politického vyhlásenia uvádza jeho účel. Jedna organizácia môže mať mnoho politických vyhlásení. Napríklad v oblasti ľudských zdrojov môže jedno vyhlásenie o politike pokryť postoj spoločnosti k vhodným šatám, pretože spoločnosť chce svojim zákazníkom premietať určitý obraz. V ďalšom vyhlásení o politike ľudských zdrojov by ste mohli podrobne opísať firemnú politiku zamestnancov. Môže obsahovať to, čo spoločnosť platí a čo nie. V rovnakej spoločnosti môže vyhlásenie o marketingovom oddelení popísať firemnú politiku pri objednávaní grafiky a fotografie.
Terminológia definovaná
Druhá časť politického vyhlásenia obsahuje definície kľúčových slov alebo interpretácie terminológie v politike. Po tejto stratégii môže obsahovať zoznam osôb, na ktoré sa politika vzťahuje, osoby v rámci spoločnosti, ktoré majú zodpovednosť za monitorovanie dodržiavania pravidiel a ako a komu sa môžu odvolať v prípade nezhôd. S internými firemnými pravidlami často nájdete postupy alebo kroky na spravovanie pravidiel podľa tretej časti politiky.
Vyhlásenie o politike
Tretia časť politického vyhlásenia popisuje celú politiku, ako ju spoločnosť uplatňuje, kto alebo čo je oslobodené od ustanovení politického vyhlásenia, spôsobu, akým majú byť odstránené nedorozumenia a priestupky a ako dlho zostáva táto politika účinok. Použitím vyhlásení o politike v príručke pre zamestnancov sa napríklad spoločnosť môže vyhnúť zámene medzi svojimi zamestnancami tým, že jasne uvedie, čo sa od zamestnancov očakáva v konkrétnych situáciách.
Funkcie politiky
Vyhlásenia o pravidlách fungujú aj ako vrátničky. Ak chce človek kresliť svoju oranžovú kanceláriu, napríklad vyhlásenie o politike, ktoré definuje firemné logo farieb ako štandardné farby kancelárie, umožňuje jeho nadriadenému vyhnúť sa nepríjemnej konfrontácii tým, že jednoducho odovzdá kópiu vyhlásenia o politike, ktorá ho definuje. Jasné politické vyhlásenia môžu znížiť riziko konfliktu a odstrániť príležitosť na nespravodlivé selektívne uplatňovanie pravidiel.
Postupy politiky
Okrem príručiek zamestnancov spoločnosti môžu mať jednotlivé oddelenia svoje vlastné politické vyhlásenia, ktoré odrážajú dodržiavanie pravidiel alebo zákonných požiadaviek. V účtovných oddeleniach spoločností, ktoré predávajú akcie, musí účtovné oddelenie dodržiavať všeobecne prijaté účtovné zásady stanovené vládou pri príprave účtovnej závierky na verejné preskúmanie. Jeden spôsob, ako zabezpečiť, aby účtovný personál dodržiaval tieto pravidlá a zákony, je súbor politických vyhlásení, ktoré zobrazujú spôsob, akým oddelenie dodržiava tieto pravidlá.
