Cieľom konferenčnej brožúry je prilákať delegátov na podujatie a zoznámiť sa s termínom konferencie. Brožúra by preto mala obsahovať informácie o mieste konania, rečníkoch, dohodách o cestovaní a ďalších kľúčových skutočnostiach. Kópia by mala byť jasná, informatívna a presvedčivá a mala by povzbudzovať čitateľov, aby si vyhradili svoje miesta, aby mohli mať prospech osobne alebo profesionálne. Úvod z popredného rečníka alebo vedúceho predstaviteľa poskytuje užitočný prehľad o udalosti, ako aj uvítanie potenciálnych delegátov.
Cieľové publikum
Organizátori konferencií zameriavajú svoje podujatia na konkrétne skupiny, a preto zistite viac o cieľových skupinách, aby ste zabezpečili, že brožúra ponúka relevantné výhody. Publikum môže byť tak rozmanité ako učitelia, vedúci pracovníci automobilového priemyslu alebo členovia verejnosti, ktorí sa zaujímajú o krajinu. Ak chcete nájsť informácie o publiku, opýtajte sa organizátorov na profily publika predchádzajúcich udalostí. Organizátori sledujú svoje publikum, žiadajú o demografické alebo obchodné informácie a publikujú profily, aby demonštrovali kvalitu svojich podujatí delegátom, moderátorom a sponzorom.
Výhody pre delegátov
Brožúra musí poskytnúť delegátom silné výhody pre účasť. Podnikoví delegáti musia byť schopní odôvodniť pracovný čas a súkromní účastníci chcú vedieť, že získajú vlastné peniaze. Identifikujte výhody pre cieľové publikum. Konferencia môže poskytnúť jedinečnú príležitosť počuť svetoznámych rečníkov, vidieť demonštrácie najnovších produktov alebo zlepšiť zručnosti tým, že sa zúčastnia vysoko kvalitných školení. Prínosy môžu byť menej hmatateľné, ako napríklad príležitosť spojiť sa s inými ľuďmi v priemysle snáď s ohľadom na pristátie práce alebo predaj.
Logistické informácie
Komplexné informácie o konferenčnej logistike sú nevyhnutné. Podľa Amerického konferenčného inštitútu sa často kladené otázky delegátmi konferencie zaoberajú témami, ako sú registrácia a platba, cestovné a stravovacie opatrenia, ubytovanie a zrušenie. Ak chcete, aby čitatelia ľahko zaregistrovali udalosť, uveďte úplné údaje o registrácii. Stanovte náklady na účasť, vrátane všetkých zliav za skorú registráciu. Uveďte kontaktné údaje pre čitateľov, ktorí môžu potrebovať ďalšie informácie a nechajte delegátov vedieť, kedy obdrží uvítacie balíčky.
Program konferencie
Nastavte program konferencie s rozvrhmi a podrobnosťami každej relácie, aby pomohli delegátom plánovať svoj čas na konferencii. Umožnite delegátom vedieť viac o formáte konferencie, ktorá by mohla zahŕňať prezentácie, okrúhle stoly, workshopy a výstavy. Biografie prezidentov pomáhajú delegátom vybrať si zasadnutia, ktoré chcú navštevovať, a označiť stav alebo kvalitu podujatia.
Zachovať komunikáciu
Brožúra konferencie je len jedným z prvkov marketingového programu pred konferenciou. Podľa spoločnosti Inc. uverejňovanie informácií a udalostí na sociálnych médiách pomáha udržiavať záujem, keď sa udalosť blíži. Oznámenia o dodatočných rečníkoch alebo špeciálnych udalostiach napríklad môžu vytvoriť bzučanie okolo udalosti a znížiť riziko, že delegáti vystúpia.
