Fakturačný systém je srdcom pohľadávok podniku. Faktúry sa pripravujú na základe predaných produktov alebo služieb. Údaje z faktúry zodpovedajú predajným časopisom, záznamom o účtoch zákazníkov, zostatky pohľadávok a denníkom peňažných účtov, okrem iných obchodných záznamov.
Elektronické a ručné
Softvérové systémy používané na fakturáciu vyžadujú, aby malá firma zadávala pôvodné údaje pred tlačou faktúr. Každý systém si vyžaduje rôzne premenné a povzbudí užívateľa k tomu, čo je potrebné. Systém potom elektronicky integruje údaje do pohľadávok. Na rozdiel od toho, pri zriaďovaní manuálneho systému, majiteľ malého podniku alebo účtovník rozhodne, čo je potrebné a formuluje to ako súčasť účtovného systému. Bez ohľadu na to, či malý podnik ponúka služby alebo predáva produkty, je jedným z predbežných krokov pri vytváraní systému fakturácie určenie toho, čo sa má zahrnúť do faktúry okrem takých základných informácií ako kontaktných informácií.
Číslovací systém
Každá faktúra by mala obsahovať jedinečné identifikačné číslo založené buď na chronologickom poradí predaja alebo na zákazníckom čísle. V každom prípade si majiteľ malého podniku zvolí tieto jedinečné čísla, ktoré sa v budúcnosti môžu použiť na odkazovanie na konkrétnu faktúru.
Faktúra Body
V sekcii opisu faktúry bude účtovník chcieť pridať detailné informácie, aby zákazník presne vedel, čo dokumentuje faktúra. Napríklad faktúra za službu, ktorá len uvádza "servisné volanie", je príliš vágna buď na to, aby zákazník alebo malá firma mohli použiť na neskoršie použitie. Ak však opis hovorí niečo konkrétnejšie, ako napríklad "Zmenené filtre, vyčistené ventilátory, testované zapaľovanie", zákazník aj poskytovateľ služieb presne vedia vykonanú prácu. Ak je poplatok za službu alebo za hodinu, tento údaj by mal byť zahrnutý do opisu. Ak sa faktúra týka výrobkov, uveďte množstvá a cenu za jednotky. Tieto informácie zodpovedajú údajom v predajnom denníku.
Úverové podmienky
Určte, akú úverovú zmluvu ponúkajú zákazníci a uvedie ich na faktúre. Ak sa napríklad platba očakáva bezodkladne, na faktúre by mala byť uvedená poznámka "Čistá splatnosť po prijatí". V priebehu predajného procesu, ak by zákazník bol informovaný, že bude mať 30 dní na zaplatenie, zahrnie to ako deň splatnosti na faktúre.
Spájanie všetkých dohromady
Systém fakturácie je kompletný, keď sa hodí na správne miesto v účtovnom procese. Po príprave faktúr je čas vyzdvihnúť pohľadávky. Jedna kópia každej faktúry sa odošle zákazníkovi a podnik si zachová jednu kópiu. Fakturovaná suma sa zaúčtuje na účet zákazníka v obchodnom denníku. Pri prijatí platby sa suma odpočíta z účtu zákazníka v obchodnom deníku a pripočíta sa k hotovostnému účtu podniku. Na konci mesiaca majiteľ malého podniku môže skontrolovať účty, aby zaznamenal všetky nevybavené faktúry a potrebu sledovať pri hľadaní platby, napríklad poslanie druhej kópie faktúry označenej ako "splatná".
