Vyfotografujte to: zavoláte dodávateľa, aby ste si objednali nejaké miniaplikácie a pošlite im e-mail na potvrdenie. Problém je, že vám poslali päť prípadov namiesto štyroch a pristúpili k vám s väčšou faktúrou, ako ste očakávali. Keďže nemáte nič legálne, aby ste potvrdili, že dodávateľ je zodpovedný, nemáte veľa vrátiť. Mohli by ste sa zúriť a hroziť, že odmietnete úhradu, ale všetko by sa mohlo zmariť a zničiť váš vzťah. Čo robiť? V budúcnosti môžete zvážiť implementáciu systému nákupných objednávok. Organizácie výrobcov zohrávajú dôležitú úlohu pri kontrole nákupov v oblasti podnikania, ktoré vám pomáhajú sledovať objednávky a spravovať platby za vykonanú prácu.
Čo je nákupná objednávka?
Objednávka je oficiálne potvrdenie objednávky tovaru a služieb. Pôsobí ako zmluva medzi podnikateľom a jeho dodávateľmi, takže dodávateľ presne vie, čo bolo objednané a podnik vie presne, aké produkty a služby budú dodané a do akej lehoty. Ak dodávateľ akceptuje objednávku, vytvorí právne záväznú zmluvu medzi oboma stranami. Takže nikdy nebudete držať prídavný prípad miniaplikácií, ktoré nepotrebujete, a dodávateľ je chránený, pretože teraz má právny dôkaz, že tovar a služby boli objednané. Ak ste nevytvorili nákupnú objednávku, nebolo by zákazníkovi žiadna záväzná objednávka vôbec.
Čo vyzerajú nákupné objednávky?
Nákupné objednávky vyzerajú veľa ako faktúra. Jediný rozdiel je, že kupujúci ich vytvára, nie predávajúci. Vo všeobecnosti bude nákupná objednávka obsahovať nasledujúce informácie:
- Informácie o spoločnostiach kupujúceho.
- Adresa odosielania / fakturácie.
- Informácie o spoločnosti dodávateľa.
- Podrobnosti objednávky - výrobok, množstvo, cena a dátum dodania.
- Dátum nákupnej objednávky.
- Číslo objednávky.
Môžu tu existovať aj špecifické podmienky týkajúce sa objednávky, napríklad keď sa má platba uskutočniť. Mnoho firiem vytvorí štandardizovaný doklad o objednávke s vyplnenými všeobecnými informáciami, aby sa zabezpečila konzistentnosť.
Čo je číslo objednávky?
Ak je v objednávke k dispozícii jedna položka, musíte uviesť číslo PO. Číslo PO je jedinečné referenčné číslo, ktoré vám uľahčuje porovnávanie dodávok s nákupmi pri príchode. Používanie týchto služieb by malo urýchliť spracovanie faktúr, pretože môžete ľahko sledovať, kedy boli platby realizované na základe konkrétnych objednávok. Takisto minimalizuje riziko nesprávnych platieb, pretože nebudete platiť na faktúrach, ktoré nemajú zodpovedajúcu PO.
Tu je príklad. Predpokladajme, že potrebujete novú sadu kartoték. Vytvoríte si nákupnú objednávku s veľkosťou, množstvom a špecifickými požiadavkami na skrine a pošlite ju výrobcovi. Keď výrobca schváli objednávku, vytvorí právnu zmluvu medzi oboma stranami. Výrobca vám odošle skrinky a pošle faktúru za celkovú sumu, ktorá je splatná. Táto faktúra bude odkazovať na číslo PO. Keď obdržíte faktúru, môžete ju skontrolovať proti objednávke, aby ste sa uistili, že sa dva dokumenty zhodujú. Ak áno, choďte a plaťte. Ak nie, niekto urobil chybu, ktorú potrebujete vyšetriť.
Ako integrujete systém objednávok do vašej firmy?
Ak ste predtým nikdy nepoužívali PK, bolo by vám odpustené, že ste si mysleli, že je to tak jednoduché ako nastavenie šablóny objednávky v programe Microsoft Word alebo v účtovnom softvéri. Tieto možnosti sú skvelé pre vytváranie dokumentu o fyzickej objednávke, ale predtým, ako môžete integrovať systém PO do vašej firmy, máte ešte niekoľko ďalších vecí, o ktorých musíte premýšľať:
Kto nakupuje?
Primárny správca nákupnej objednávky by mal ovládať systém objednávok. Týmto centralizujete svoje nákupy a poskytnete vám jasný prehľad toho, koľko peňazí sa vynakladá. Akonáhle vznikne PO, administrátor môže ihneď premietnuť náklady do rozpočtu spoločnosti. V podstate začnete tým, že vyberáte kreditné karty z rúk generálneho štábu.
Aký je proces pre získanie žiadosti?
Každý proces PO začína požiadavkou. Ide o žiadosť o nákupnú objednávku, ktorú robia zamestnanci vždy, keď potrebujú kúpiť tovar alebo služby. Budete musieť vytvoriť štandardizovanú šablónu požiadaviek, ktorú musia všetci zamestnanci potom použiť. Mnohé malé firmy umožňujú svojim zamestnancom jednoducho odoslať e-mailom svoju žiadosť manažérovi, ktorý sa spojil s administrátorom s cieľom prideliť rozpočet, získať súhlas s nákupom a zvýšiť potrebnú PO.
Pridanie systému požiadaviek zabezpečuje, že zamestnanci musia získať centralizované palce pred zakúpením, takže nič nezmizne cez trhliny. Čoskoro budete mať dostatok údajov na sledovanie toho, ako zamestnanci používajú zásoby a spotové modely nákupu, ako sú napríklad možnosti nákupu zľaveného množstva od dodávateľa?
Ako sa prihlásite na PO?
Administrátori môžu rozhodnúť o schválení, odmietnutí alebo označovaní požiadaviek na ďalšiu diskusiu. Po schválení žiadosti musí správca PO prideliť objednávke číslo PO - môžete použiť ľubovoľný alfanumerický kód, ktorý sa vám páči - a zaznamenať ho do registra PO. Údržba registra vám zabezpečí udržanie celkovej sumy nákupov. Môžete vidieť dopad žiadosti pred jej schválením a aktualizovať rozpočet vždy, keď sa zvýši PO. Je tiež kľúčovou súčasťou kontrolných záznamov, čím sa zabezpečí, aby nedochádzalo k nezrovnalostiam medzi dodávaním dodávok a vyplácaním platieb.
Ako spravujete predajcov?
Samozrejme, budete musieť vaši dodávatelia informovať, že sa presťahujete do systému PO. Je to tak jednoduché, ako kontaktovať dodávateľov a informovať ich, že odošlete nákupnú objednávku predtým, ako vykonáte akúkoľvek platbu za tovar. Ako získať PO predávajúcemu je na vás - najčastejšie ho správca zašle e-mail priamo príjemcovi.
Keď predajca obdrží vašu objednávku, mali by ho skontrolovať pred chybou pred prípravou tovaru, ktorý má byť dodaný. Mnohí väčší predajcovia sa používajú na zakúpenie podporovaných PO a majú nastavené systémy, ktoré vás budú označovať, ak sa pokúsite nakupovať bez PO.
Ako zlučujete platby faktúry s registrom PO?
Ak spravujete aktuálny registračný pokladničný doklad, potom zosúladenie faktúr alebo výpisov z kreditnej karty s objednávkou nie je obzvlášť náročné alebo časovo náročné. Práve ste sa snažili označiť akýkoľvek nákup, ktorý nebol zaznamenaný u PO. Potom je to prípad vzdelávacieho personálu, ktorý v budúcnosti odstráni akékoľvek nadbytočné nákupy.
Máte automatizovať proces nákupnej objednávky?
Namiesto toho, aby ste robili veci ručne, môžete sa rozhodnúť investovať do niektorého nákupného softvéru pre vlastníkov malých podnikov. Tieto systémy dokážu automatizovať vaše požiadavky a rutinné schválenia a automaticky generovať organizácie výrobcov, čo robí celú vec oveľa menej náročným. Tiež spravujú vaše nákupné doklady z jedného centrálneho miesta na jednom mieste, prístupnom odkiaľkoľvek, čo uľahčuje správu objednávok na cestách. Niektoré systémy majú iné užitočné funkcie, ako napríklad katalóg dodávateľov, ktorý uľahčuje a uľahčuje nákup vašim zamestnancom.
Platformy sú tak široké, ako sú dlhé, a existuje veľa revíznych stránok online, ktoré vám pomôžu zúžiť možnosti. Ako vždy, využite demá a bezplatné skúšobné obdobia, takže ste si istí, že ste urobili správne rozhodnutie ešte pred zakúpením.
