Návrh písania listu je spôsob prípravy návrhu vo formáte krátkych písmen. Návrhom služieb je presvedčivé podnikanie od potenciálnych zákazníkov. Významný výskum by sa mal uskutočniť skôr, ako sa potenciálny zákazník predloží akýkoľvek návrh služieb. Ak je písmeno príliš všeobecné alebo ak sa písmeno nehodí na nesplnené potreby zákazníka, list sa môže rýchlo zavrieť do koša. Kľúčom k úspešnému listu návrhu je jasné stručné písanie a stručné vysvetlenie pojmov, výhod a rozpočtu.
Identifikujte cieľového klienta a vykonajte rozsiahly výskum. Vyšetrujte minulé výdavky súvisiace so službami vrátane služieb, ktoré sa v súčasnosti používajú, ročne platených cien a úrovne spokojnosti so súčasnými službami. Takéto vyšetrovanie môže byť ukončené prijímaním nezávislej prieskumnej spoločnosti, ktorá by počas krátkeho hovoru položila podobné otázky. Preskúmajte, ako vaša firma môže uspokojiť túto potrebu služieb. Zistite výhody využívania služieb vašej spoločnosti nad inými alebo vo všeobecnosti.
Zapracujte rozsah svojho návrhu do jednej až dvoch viet. Súhrn by mal obsahovať názov vašej organizácie, čo robíte, ako ste jedinečný, očakávania zákazníkov o vašich službách, očakávanej cene a výsledkoch.
Vysvetlite, prečo sa blížite ku klientovi. Identifikujte, čo viete o kliente, ako napríklad: "Chápeme, že minulý rok ste strávili v službe správy dokumentov 9 000 USD. Tieto informácie boli získané z nedávneho prieskumu, ktorý sme uskutočnili prostredníctvom spoločnosti nezávislého zisťovania."
Popíšte problém pre klienta. Ak platí príliš veľa, vysvetlite, ako a prečo. Ak nepoužíva služby, vysvetlite, prečo potrebuje. Poskytnite štatistické údaje alebo výsledky štúdie na odôvodnenie vašej žiadosti. Určte, ako bude klient využívať vaše služby.
Zhrňte možnosti vašej firmy, aby ste dosiahli navrhované služby. Vysvetlite akúkoľvek metodiku, ktorú používate, techniky, produkty, úroveň zručností zamestnancov a hlavný cieľ pri poskytovaní služby. Jasne definujte, ako sa výrazne líšia od konkurencie bez toho, aby ste povedali: "Sme lepší ako naši konkurenti."
Diskutujte o cenách poskytnutím očakávaných nákladov zákazníkovi. Poskytnite dodatočné služby, ktoré zákazník môže pridať, a náklady na tieto dodatočné služby.
Zatvorte list poďakovaním klientovi. Uveďte meno a číslo, na ktoré má klient odpovedať na váš list. Podpísať list s menom a podpisom najvyššieho orgánu v spoločnosti.
