Podniky často zhromažďujú tímy na splnenie konkrétnej úlohy alebo cieľa. Projekt prebieha v niekoľkých fázach a priebeh je priebežne monitorovaný. Projekty sa riadia celým radom fáz, od definovania projektu až po vyhodnotenie úspechu projektu. Definícia alebo iniciačná fáza začína proces, identifikujú členov tímu a vyberie manažér projektu. Počas fázy plánovania sú stanovené ciele a sú pridelené zodpovednosti. Monitorovanie sa uskutočňuje počas realizačnej fázy, keď sa dokončí práca projektu. Konečná fáza hodnotenia prichádza po dokončení projektu a uskutoční sa hodnotenie, či sa dosiahli ciele.
Monitorovacie informácie
Vo fáze exekúcie, keď prebiehajú skutočné úlohy projektu, je dôležité monitorovať informácie s cieľom sledovať, čo sa dosahuje. Projektový manažér môže uľahčiť projekt komunikáciou s členmi tímu a klientmi. Prostredníctvom praktického monitorovania môže vedúci tímu zabezpečiť, aby jednotliví účastníci zostali s pôvodným plánom projektu a zostali sústredení na vopred stanovené ciele. Projektový manažér berie pozorné poznámky, aby sa riadil všetkými aspektmi projektu a riešil akékoľvek problémy, ktoré sa objavia.
Monitorovanie pokroku
Monitorovanie časového manažmentu vykonáva projektový manažér, aby sa zabezpečilo dodržanie termínov, keď projekt prechádza. Časové plány sa používajú na sledovanie času, ktorý jednotliví členovia tímu vynakladajú na úlohy v rámci projektu. Vedúci tímu môže identifikovať a vyriešiť všetky problémy s riadením času, ktoré vzniknú.
Monitorovanie rozpočtu
Riadenie nákladov vykonáva projektový manažér, aby sa ubezpečil, že projekt prichádza v rozpočte alebo pod ním. Náklady v rámci projektu sú identifikované a náklady sú schválené pred nákupom. Projektový manažér vedie centrálny záznam o všetkých nákladoch, ktoré vznikli projektu. Potom môže určiť, či sú výdavky primerane rozpočtované, a ak nie, udeliť osobitné schválenie potrebných výdavkov.
Monitorovanie kvality
Aby projekt úspešne sledoval kvalitu, tím a manažér projektu musia stanoviť kvalitatívne usmernenia pred fázou realizácie. Keď vedúci tímu vie, ako sa má merať kvalita, môže podniknúť kroky na meranie kvality výstupu tímu, identifikovať akékoľvek problémy s kvalitou a vykonať potrebné zlepšenia.
