Víťazi súťaže často dostávajú listy, ktoré ich oznamujú o svojich cenách. Víťazný list súťaže vytvára organizácia, ktorá odovzdáva ceny. Mnoho spoločností poskytuje bezplatné tovary a služby, zatiaľ čo iné ponúkajú peňažné odmeny, dovolenky alebo autá. Pre prizvanú cenu je napísaný list, v ktorom ju oznamuje vyhrávaná cena, organizácia, ktorá ju udelila, a niekoľko podrobností o udelení ceny.
Obráťte sa na list. Písomný víťaz súťaže slúži na niekoľko účelov. Prvým je oznámiť víťaza a druhá je propagovať organizáciu, ktorá odovzdáva cenu. Listujte osobne, ak dáte iba niekoľko cien. Ak odovzdávate stovky cien, obráťte sa na to všeobecnejšie a povedzte "Drahí víťazi ceny".
Oznámte víťaza. Začnite list oznámením, že príjemca získal cenu. Uveďte názov organizácie s uvedením ceny a názov súťaže, ak je to vhodné.
Oznámte cenu. Blahoželáme víťazovi a vyhlasujeme konkrétnu vyhranú cenu. Ponúknite podrobnosti o cene a o tom, čo je zahrnuté. Ak je cena dovolenkou, informujte víťaza o tom, aké podrobnosti sú zahrnuté, o počte hostí, o mieste a dĺžke cesty.
Požiadajte o korešpondenciu. Niekedy sú víťazi ocenení povinní odpovedať na organizáciu. Organizácia môže požiadať víťaza, aby zavolal číslo, poslal e-mail alebo list. Inokedy organizácia zvládne tento krok a informuje víťaza o tom, čo očakávať. V takom prípade by list mal povedať víťazovi, že organizácia bude čoskoro kontaktovať ho, aby dokončil detaily.
Podpísať písmeno. Písomné víťazné súťažné vyhlásenie je vo všeobecnosti podpísané manažérom alebo vlastníkom organizácie. Majiteľ podpíše to "Svojím skutočným" alebo "Úprimne", za ktorým nasleduje meno a titul.
Do tohto listu uveďte kontaktné informácie, ako napríklad telefónne číslo, webovú stránku alebo e-mailovú adresu. Víťazi, ktorí majú otázky, vás môžu kontaktovať.
