Súťažným dokumentom je ponuka na dodanie výrobkov alebo služieb alebo vykonanie práce za stanovenú cenu a za stanovených podmienok. Ak dodávate produkty iným podnikom alebo verejnému sektoru, proces podávania súťaže v konkurencii s inými podnikmi je bežný. V podstate súťažný dokument je list, ktorý vysvetľuje, ako by ste splnili očakávania zákazníka a prečo ste to najlepšie. Pri písaní ponuky môžete skontrolovať svoje ciele, silné a slabé stránky a zvýšiť svoj profil so zákazníkom.
Požadované informácie
Dokument o verejnom obstarávaní rieši niekoľko očakávaní od potenciálneho klienta, počnúc cieľom vašej ponuky. Musíte napísať svoje poverenia a opisovať minulé skúsenosti. Prípadová štúdia úspešnej práce vykonávanej pre iného klienta má tendenciu byť presvedčivá. Vysvetlite, ako poskytnete službu alebo produkt, vyjadrujete procesy vašej spoločnosti, ako aj ľudské a technické zdroje potrebné na vykonanie. Uveďte časový plán výstupov a popíšte, ako bude projekt spravovaný. Identifikujte riziká alebo potenciálne problémy, ktoré môžu spomaliť implementáciu. Podrobte štruktúru ceny, ako aj úvahy o následnej starostlivosti. Potenciálni klienti tiež chcú vedieť o zručnostiach a skúsenostiach vášho tímu. Nakoniec zložte sprievodný list, ktorý zhrnie bod ponuky a jeho štruktúru.
Odozva tímu
Akonáhle viete, čo sa očakáva v ponuke, zorganizujte tím, ktorý sa bude zaoberať rôznymi sekciami a riadiť proces písania. V istom zmysle píšete konsolidovaný podnikateľský plán pre konkrétny produkt alebo službu. Zistite, kto je zodpovedný za vyhľadávanie a zhromažďovanie požadovaných informácií. Niekto môže potrebovať koordináciu rôznych materiálov, ktoré vám pomôžu, alebo spisovateľ vytvorí dokument o verejnej súťaži. Ak niečo o ponuke je nejasné, telefonujte alebo stretnite sa s klientom a položte otázky. Všeobecne platí, že klienti by chceli nič viac, než prispieť nápadmi k vášmu procesu reagovania na ich potreby.
Naplánujte a napíšte na výhru
Znalosť spôsobov, ktorými sa môžete odlíšiť od konkurencie, vám môže pomôcť napísať víťazný súťažný dokument. Brainstorm nové nápady na riešenie potenciálnych klientov obavy o výrobky a služby, ktoré ste poskytli. Ak sa obáva údržby produktu, nájdite riešenie, ktoré rieši túto obavu. Všeobecne platí, že klienti chcú hodnotu za svoje peniaze, takže určovanie cien nie je jediným determinantom toho, kto odíde s podnikaním. Zistite, čo môžete ponúknuť svojim konkurentom, ako je zlepšenie služieb, zníženie rizík, väčšia spoľahlivosť alebo lepšia kvalita. Okrem riešenia toho, čo klient chce, prispieť užitočným nápadom.
Tipy pre zloženie
Nesprávne napísaný a predložený dokument môže prekonať aj tie najlepšie z ponúk. Udržujte dokument v podnikaní podobne ako v krátkych vtipných vetách a odsekoch. Bodové body a hlavičky môžu pomôcť segmentovať dokument. Uistite sa, že všetky prvky dokumentu, ako sú napríklad životopisy členov tímu, boli štandardizované. Písmo by malo byť jednotné počas celého výberového konania. Prečítajte editora a prehodnoťte dokument a potom začnite s korektorom na hrebeň pre nápisy a opomenutia. Zahrňte obsah tak, aby čitateľ mohol prelistovať dokument a ľahko vyhľadať jednotlivé časti.
