Bez ohľadu na to, ako ťažko sa im snažíte vyhnúť, objavia sa bariéry komunikácie medzi zamestnancami, manažérmi a klientmi. Zlyhanie komunikácie môže spôsobiť zbytočné oneskorenie, frustráciu a potenciálne stratenú prácu. Dobrou správou je, že existujú spôsoby, ako prekonať prekážky komunikácie, aby sa vaše podnikanie udržalo hladko.
Čo sú komunikačné bariéry v podnikaní?
Komunikačné bariéry sa nachádzajú všade v podnikaní, od najvyššej úrovne až po stredné riadenie až po vonkajšie vzťahy. Rozpisy v komunikácii sa vyskytujú organizačne, napríklad keď sú členovia tímu izolovaní, alebo individuálne, keď osoba nesprávne interpretuje alebo ignoruje to, čo iný hovorí. Môžu vyplynúť z príliš veľa rozptýlení v práci alebo z nedostatočnej jasnosti o projekte. Niekoľko príkladov spoločných prekážok komunikácie, ktoré môžete vidieť vo vašom podnikaní, sú:
- Rozptýlenie. Ak nie ste prítomní v rozhovore, pravdepodobne to bude mať za následok nesprávnu komunikáciu. Či už z viacerých prerušení, multitaskingu alebo spěchania na vaše ďalšie stretnutie, rozptýlenie je prekážkou komunikácie, ktorá môže spôsobiť veľa problémov. Je tiež taká, ktorá sa ľahko napraví, ak sa naučíte sústrediť a byť prítomný v tomto okamihu.
- Zlá správa. Keď zamestnanci nemajú radi svojich manažérov, alebo nemajú pocit, že s nimi môžu otvorene hovoriť, komunikačné kanály sa rýchlo vypínajú. Manažéri, ktorí neposkytujú spätnú väzbu, nepočúvajú problémy, nemôžu otvorene hovoriť o relevantných obchodných aktivitách spoločnosti alebo sa nebudú pýtať na otázky svojich zamestnancov vytvárajú bariéry komunikácie, ktoré nemusia existovať.
- Nedostatok rozhovoru. Samozrejme, najlepší spôsob komunikácie je mať rozhovor. V týchto dňoch sú však ľudia s väčšou pravdepodobnosťou textom alebo e-mailom, keď majú problém diskutovať. Tento typ jednostranného rozhovoru často vedie k zbytočným nedorozumeniam a frustrácii a môže to byť strata času. Problém, ktorý sa dá riešiť priamym, 15-minútovým osobným rozhovorom, sa stáva celodennou výmenou slov bez úzkosti.
- Fyzické prekážky. Keď sa manažment izoluje na inom poschodí budovy od zvyšku pracovnej sily alebo pracovné tímy sú pridelené do samostatných kancelárií, vytvárajú sa fyzické bariéry, ktoré vedú k zlej komunikácii.
- Rozdiely v osobnosti. Je pravdepodobné, že máte okolo seba niekoľko typov osobností. Je tu tiež dobrá šanca, že niektoré z týchto osobností jednoducho nezasahujú a nemajú rôzne štýly komunikácie, ktoré vedú k nedorozumeniam, stereotypom a tichu.
- Nedostatok jasnosti. Pri rokovaní so zainteresovanými stranami, klientmi a zamestnancami je dôležité mať jasnú politiku spoločnosti. Nedochádza to často k zmätku a frustrácii, ktoré vedú ľudí k tomu, že nechcú s vami obchodovať.
Ak budete mať určitý čas na posúdenie svojho pracoviska, aby ste sa dozvedeli, ako ľudia komunikujú, pravdepodobne nájdete tieto a ďalšie bežné príklady bariér komunikácie. Niektoré môžu byť vyriešené rýchlejšie ako iné, ale všetci vyžadujú od vášho tímu dobrovoľnú účasť a dobré komunikačné schopnosti.
Príklady komunikačných bariér
Nie sú zjavné všetky prekážky komunikácie. Môže sa to zdať, že hovoríte a ste produktívni, ale až neskôr si neuvedomíte, že sa nič nedokázalo dosiahnuť. Tu je spôsob, ako sa stretnutie s manažérom stretne s komunikačnými bariérami:
Tím sa stretne v 10:00 s manažérom, aby prešiel nadchádzajúcou sieťovou udalosťou. Členovia tímu prichádzajú rýchlo, ale manažér má telefonický rozhovor. Všetci nešikovne sedia v miestnosti a nevedia, kedy skončí konverzácia a kedy sa schôdzka skutočne začne.
O desať minút neskôr sa manažér zameriava na ľudí v miestnosti a požaduje program schôdze. Nikto nemá, takže sa niekto pokúsi rýchlo napísať. Kým sa tak stane, manažér sa rozruší ďalším telefonátom, ten, ktorý vyžaduje, aby opustil kanceláriu za 15 minút, aby sa stretol s niekým mimo sídla. Výsledkom je rýchle stretnutie, kde ľudia nepýtajú veľa otázok, pretože chcú pokryť toľko materiálov, ako je to len možné, v už obmedzenom čase.
Keď sa stretnutie skončí a všetci sa vrátia späť do svojich kancelárií, tím môže zistiť niekoľko vecí: Nevzťahovali sa na niektoré dôležité veci, o ktorých bolo potrebné diskutovať, cítili sa, že ich manažér ponáhľal a ignoroval, keď sa pokúšal diskutovať o tom, čo pokryli a oni nie sú ďalej v ich plánovaní pre nadchádzajúce sieťové udalosti, ako boli pred schôdzou. Prekážky komunikácie viedli k stratám času a nedostatku produktivity pre všetkých zúčastnených.
Ostatné prekážky komunikácie sú očividné, rovnako ako člen tímu, ktorému chýba termín zadania, bez udania dôvodu, alebo manažéra, ktorý vyladí a hrá s telefónom zakaždým, keď sa pokúsite o rozhovor. Môže to byť organizačná byrokracia, ktorá zabraňuje tomu, aby sa nové myšlienky skutočne dostali k plneniu alebo nedostatku internalizácie medzi zamestnancami rôznych úrovní v podnikaní.
Problémy s externými komunikáciami
Ak sa nachádzate v podniku, ktorý slúži zákazníkom, vonkajšia komunikácia je rovnako dôležitá. Napríklad, ak neoznámite jasne, aké dlhodobé predajné ceny sú platné, môžete skončiť s prudkými zákazníkmi, ktorí trvajú na tom, že zaplatia iba to, čo je o jeden mesiac neskôr. Ak poskytnete informácie o zákazníckych službách na svojich webových stránkach, ale nemáte priamy spôsob, ako sa obrátiť na oddelenie zákazníckych služieb, môžete skončiť so sťažnosťami verejnosti na stránkach sociálnych médií namiesto jednej sťažnosti, ktorej by ste mohli rýchlo a súkromne riešiť.
Bez ohľadu na to, či sú prekážky komunikácie zrejmé alebo jemné, nič nerobia, aby pomohli podnikateľskému úspechu. V skutočnosti môžu spôsobiť oveľa viac problémov, ako očakávate.
Pokles komunikačných bariér
Môžete si myslieť, že nepotrebujete tráviť čas pracovať na komunikácii vo vašej firme, ale existuje mnoho dôsledkov na ignorovanie komunikačných problémov. Bariéry komunikácie vedú k frustrovaným zamestnancom a klientom, ktorí nemajú pocit, že sú počuť. Keď sa to stane, zamestnanci sa stanú menej motivovanými, čo vedie k nedostatku produktivity, kreativity a inovácií. Neschopnosť efektívne komunikovať s klientmi a zákazníkmi môže dokonca viesť k strate podnikania.
Ak zamestnanci nemajú pocit, že to, čo hovoria, má alebo má nejaký vplyv, môžu úplne prestať hovoriť a nekomunikovať, keď niečo nie je v poriadku, alebo keď bude chýbať termín. Výsledkom je neefektívnosť, chyby a firemná kultúra, ktorá podporuje izoláciu namiesto tímovej práce.
Keď ľudia nemajú pocit, že majú otvorené kanály na komunikáciu, mnohí sa vypínajú a len prejdú v pohybe pri svojej práci. Pravdepodobne to nie je to, čo sa má stať vo vašej spoločnosti, a preto je potrebné uprednostniť dobrú komunikáciu medzi vašimi zamestnancami a externe s klientmi, dodávateľmi a zákazníkmi.
Ako prekonať komunikačné bariéry
Najlepší spôsob, ako prekonať komunikačné bariéry, je predovšetkým zabrániť ich vzniku. To sa deje pomocou jasne definovanej politiky pre vaše podnikanie, ktorá podporuje komunikáciu. Môže to byť rovnako jednoduché ako nastavenie krátkeho ráno na stretnutie s problémami a projektmi alebo zložitejšiu hierarchiu, ktorá určuje, s kým sa s problémami porozprávať. Týmto spôsobom každý vie, že má šancu počuť.
Táto komunikačná politika by mala byť napísaná a preskúmaná so všetkými novými zamestnancami, ako aj pravidelne revidovaná a aktualizovaná tak, aby odrážala súčasné technológie a firemné postupy. V prípade potreby môže byť užitočné školenie v oblasti komunikačných zručností a vašich špecifických komunikačných politík, najmä pre tých, ktorí nie sú najlepšími komunikátormi.
Dokonca aj keď ľudia vedia, že majú odbyt, aby boli počuť, je stále dôležité, aby sa zamestnanci aktívne podieľali na zlepšovaní komunikácie v celej spoločnosti. Povzbudzujte svojich zamestnancov, aby:
- Porozprávajte sa osobne. Ak je to možné, konverzujte osobne. Týmto spôsobom nie je zmätok o tóne alebo význame. Ak existuje, môže byť okamžite riešený, eliminovať frustrácie a nesprávne komunikovať. Povzbudzujte pracovníkov, aby vyzdvihli telefón a hovorili, ak sa nemôžu stretnúť osobne, najmä ak je problém komplikovaný. E-mail a text používajte len vtedy, keď ide o poslednú možnosť alebo rýchlu otázku.
- Obmedzte rozptýlenie. Rozhovory vyžadujú rozhovor aj počúvanie. Uistite sa, že naozaj počúvate tým, že obmedzujete prerušenia, zatvárate telefón a sústredíte sa na to, čo hovorí druhá osoba. Pomôže to prekonať komunikačné bariéry a spôsobí, že sa druhá osoba bude cítiť počuť a oceňovaná. Rozptýlenie by malo byť obmedzené, či už osobne alebo telefonicky.
- Mať politiku otvorených dverí. Povzbudzujte politiku otvorených dverí, aby ľudia vedeli, že môžu hovoriť s manažérmi alebo inými tímami kedykoľvek budú potrebovať. Táto politika by sa mala rozšíriť na zainteresované strany a klientov, ktorí by mali pocit, že sa môžu dostať k vhodnej osobe vo vašej spoločnosti, kedykoľvek majú problém alebo obavy.
- Vytvorte spoločenské príležitosti. Ľudia s väčšou pravdepodobnosťou komunikujú s ľuďmi, ktorých pozná. Vytváranie spoločenských príležitostí vo vašej spoločnosti a vytváranie sietí pre externých klientov môžu pomôcť ľuďom vzájomne sa spoznať a otvoriť komunikačné línie. Keď sa ľudia stretnú a majú rozhovor, budú sa pravdepodobne cítiť v budúcnosti pohodlnejšie.
- Udržujte to jednoduché. Ďalšou spoločnou bariérou komunikácie sa snaží urobiť dobrý dojem. Buď sám sebou. Vytraťte žargón alebo formálny slovník za výmenu osobných príbehov a jasného a stručného jazyka. Buďte priateľskí, teplý a skutočný. Ak je to profesionálny vzťah, udržujte svoje hranice, pričom stále zostávate citliví na daný problém.
- Buďte potvrdení. Je dôležité uznať skúsenosti iných ľudí a odpovedať na ne. Sledujte jazyk a emócie tela, ako aj počúvajte slová, ktoré sa vymieňajú. Rešpektujte informácie, ktoré dostanete, a akékoľvek pocity, ktoré vzniknú. Opýtajte sa, buďte pozitívni a poskytnite užitočnú a podpornú spätnú väzbu, keď môžete.
- Zvážte kultúru. Buďte si vedomí výrazov, gest, náboženských a politických presvedčení súvisiacich s rôznymi kultúrami, keď hovoríte, takže vaša správa nie je nesprávne interpretovaná. Je tiež dôležité skontrolovať akékoľvek zovšeobecnenia a stereotypy o kultúrnych skupinách skôr, ako prejdete na závery. Ako ľudia myslia, reagujú a pozerajú na svet sa môžu v dôsledku kultúry značne líšiť.
- Uprednostniť. Zamerajte sa len na informácie, ktoré chcete sprostredkovať namiesto toho, aby ste robili výpis informácií. Príliš veľa informácií naraz môže viesť k zahlteniu poslucháča, čo vedie k nečinnosti. Prezentovaním iba dôležitých informácií jasnejšie komunikujete, čo je dôležité a čo musí príjemca urobiť.
- Opravte svoj jazyk tela. Komunikácia nie je len zo slov. To tiež pochádza z vášho tela. Ako sedíte a pohybujete, keď sa s niekým rozprávať, často hovorí oveľa viac ako slová. Uskutočnenie kontaktov s očami a používanie vhodných neverbálnych gest ide dlhú dobu. Vyhýbajte sa tomu, aby ste sa na niekoho obťažovali, aby ste sa s vami rozprávali.
S niektorými jasne definovanými politikami, školeniami a praxou môžete zabrániť tomu, aby bariéry v oblasti komunikácie spomaľovali vaše podnikanie, čo zvýši efektivitu.
