Správa záznamov je nevyhnutnou funkciou spoločností, neziskových organizácií, vládnych agentúr, sociálnych agentúr, lekárskej, obchodnej, finančnej, školy, vysokých škôl a univerzít a všetkých ostatných typov subjektov, ktoré vytvárajú informácie, ktoré sú potrebné na určitý čas. Jednotlivé domácnosti potrebujú aj dobré vedenie záznamov. Správa záznamov je okrem iného systematický, organizovaný, plánovaný a kontrolovaný proces riadenia alebo sledovania životného cyklu záznamov. Záznam môže byť hmotný papier, alebo môže byť v digitálnej alebo elektronickej podobe. Záznamy sa môžu uchovávať na finančných, lekárskych, informatívnych, formálnych dokumentoch, kancelárskych dokumentoch, mzdových listoch, vládnych formulároch a e-mailoch medzi stovkami ďalších typov záznamov. Správa záznamov sa zaoberá tromi fázami životného cyklu záznamov: Vytvorenie alebo prijatie záznamu; uchovávanie, bezpečné uchovávanie, vyhľadávanie alebo všeobecné používanie záznamu; uloženie záznamu.
Vytváranie záznamov
Vytváranie alebo príjem záznamov je tým, čo vytvára požiadavku na správu záznamov. Bez ohľadu na to, či bola žiadosť o zamestnanie, faktúru alebo správu o inventúre, po vytvorení záznamu sa musia použiť všetky ostatné operácie alebo riadiace funkcie pre tento záznam. Jednou z funkcií procesu správy záznamov je určenie toku záznamu po jeho vytvorení alebo prijatí. Kto má zobraziť záznam? Kde sa záznam po tom, čo všetci zobrazili alebo zaznamenali záznam (napríklad zaznamenanie platby na účet)? Kto je zodpovedný za zabezpečenie bezpečného ukladania záznamu? Všetky tieto otázky potrebujú dobre odovzdané odpovede.
Údržba záznamov
Údržba záznamu zahŕňa vývoj operácií na uloženie záznamu. Pri ukladaní záznamov je potrebné vykonať niekoľko úvah vrátane sprístupnenia záznamu na vyhľadávanie tým, ktorí potrebujú odkazovať na informácie alebo majú prístup k osobnej povahe záznamu. Druhá strana sprístupnenia záznamu označuje, kto nemôže mať prístup k záznamu. Ak je záznam mimo svojho ukladacieho priestoru, je nevyhnutné, aby správne vedenie záznamov malo systém na určenie toho, kto má záznam, kde má záznam a kedy hodlá vrátiť záznam. Zabezpečenie správneho vrátenia záznamu je tiež dôležitou súčasťou systému správy záznamov. Bezpečné uloženie záznamov môže zahŕňať uloženie digitálnych kópií každého záznamu mimo priestorov v inom úrade alebo v trezore v banke. Záznamy by mali byť uložené na suchom, chladnom mieste, aby nedošlo k poškodeniu papiera alebo elektronických kópií. Archívne procesy sú súčasťou fázy údržby správy záznamov. Určenie, kedy je záznam vhodný na archiváciu, je súčasťou správy záznamov. Výber miesta, kde sú archivované záznamy a ako dlho sú záznamy archivované, sú tiež súčasťou tejto funkcie. Niektoré záznamy, ako napríklad historické záznamy, sa môžu uchovávať po celý život a niekedy za spoločnosťou. Pre mestá, štáty a mestá môžu byť historické záznamy uložené na neurčitý čas.
Likvidácia záznamov
Zneškodnenie záznamov v správnom časovom rámci je rozhodujúce. Zlikvidovanie väčšiny záznamov by malo byť ukončené skartovaním. Medzi dôvody na zneškodnenie patrí určenie, ako dlho sa má záznam uložiť. Časový rámec na vedenie záznamov závisí od povahy záznamu. Niektoré záznamy o skladovaní sú diktované vládnymi nariadeniami, ako sú napríklad daňové záznamy, niektoré bankami pre správu úverov a niektoré právnymi predpismi, ako sú dokumenty o založení spoločnosti. Zahŕňa tiež určenie spôsobu likvidácie záznamov, ako je napríklad skartovanie v rámci spoločnosti alebo prenájom externej spoločnosti na skartovanie a vývoj systému sledovania likvidácie. Uvedenie záznamov o kategóriách, v ktorých boli zlikvidované, o tom, ako boli zlikvidované a kde môžu byť prospešné pre dlhodobé vedenie záznamov. Ďalej zavedenie mechanizmu na odovzdávanie záznamov môže pomôcť tomu, aby každý, kto potrebuje vedieť, vedel predtým, než sa zničia všetky záznamy.
Ďalšie dôvody pre správu záznamov
Niekoľko ďalších možností na prispôsobenie sa systému správy záznamov zahŕňa dokumentovanie a komunikáciu pravidiel a postupov súvisiacich so všetkými správami záznamov, vývoj a implementácia kontrolných mechanizmov a postupov pre každú fázu správy záznamov a udržanie systémov správy záznamov jednoduché a ľahko komunikovateľné a jednoduché zariadiť.
Zdroje pre správu učebných záznamov
Existujú stovky zdrojov, ktoré sa dajú naučiť efektívnemu spravovaniu záznamov. Technické školy, vysoká škola a univerzity, on-line školenia a referenčné knižky prevyšujú v miestnom kníhkupectve alebo v kníhkupectve, ktoré môžu pomôcť pri vytváraní účinného a zákonom udržiavajúceho systému správy záznamov. Tiež vždy skontrolujte miestne, štátne a federálne predpisy týkajúce sa špecifických pravidiel pre správu záznamov.
