Rozvoj komplexného systému správy súborov pre vašu reštauráciu vám pomôže spravovať zamestnancov a firmy. Dvojité archivačné systémy sú účinné, najmä ak sú súbory uložené online. Súbory môžu byť uložené na ľahko vyhľadateľnom mieste, ako je kancelárska schránka a môžu byť chránené citlivé osoby a finančné súbory. Systém fyzického archivovania by mal byť vybraný na základe objemu vložených informácií, zatiaľ čo systém online archivovania má viac možností.
Vyberte systém podávania
Súbory uložené online môžu byť rozdelené do dôverných a otvorených kategórií. Ochrana heslom citlivými informáciami, ako sú finančné alebo zamestnanecké súbory. Súbory, ku ktorým musia zamestnanci pravidelne pristupovať, môžu byť uložené v zdieľanom priečinku pod určitými hlavičkami, ako sú dodávatelia, dodávatelia a údržba. Súbory uložené v skrinke môžu byť abecedné podľa témy alebo pre veľkoobjemové súbory subjektom s rozdelením na jednu kategóriu. Súbor dodávateľa môže mať napríklad jednotlivé abecedné súbory, ktoré identifikujú názvy dodávateľov alebo ich spoločnosti.
Financials
Vytvorenie systému archivovania, ktorý umožňuje ľahký prístup k finančným výkazom, je nevyhnutný pre každodenné operácie, ako aj mesačné, štvrťročné a ročné účtovné správy a koncoročnú účtovnú závierku a prípravu daní. Finančné informácie by mali byť uložené na bezpečnom mieste, ako je napríklad zámok alebo počítačový súbor chránený heslom. Dokumenty zahŕňajú splatné a prijaté účty, mzdové účty, úvery a úverové linky, interné a externé audity a daňové záznamy a denné príjmy. Kategorizujte súbory v časových harmonogramoch, takže pravidelné odkazy, ako napríklad denné záznamy o predaji, sú ľahko dostupné a tie, ktoré pravidelne kontrolujete, napríklad štvrťročné správy, sa nachádzajú v zadnej časti kabinetu.
zamestnanosť
Usporiadanie prázdnych a dokončených žiadostí o zamestnanie, orientačných a školiacich materiálov, pracovných plánov a písomných záznamov o hláseniach zamestnancov, sťažností alebo pokarhanosti. Tá je užitočná, ak zamestnanec podá sťažnosť v súvislosti s ukončením, diskrimináciou alebo obťažovaním. Ak sú záznamy zamestnancov obsahujúce zdravotné záznamy a čísla sociálneho zabezpečenia, kategorizujte súbory v číselnom poradí a ukladajte číselné tlačidlo na inom mieste.
predajcovia
Rozdeľte súbory dodávateľov do kategórií dodávok potravín, nápojov, piva, alkoholu a reštaurácií. Zahrňte jednotlivé súbory pre súčasných dodávateľov a potenciálnych dodávateľov. Súbory by mali obsahovať kópie zmlúv, formuláre objednávok, potvrdenia, cenové štruktúry, plány doručovania, mená kontaktov a telefónne čísla. Môžete ukladať súbory dodávateľov v blízkosti dodávkových dverí alebo v kancelárii manažéra pre jednoduchú orientáciu.
poistenie
Súbory poistenia by mali obsahovať kópie pravidiel a meno a kontaktné údaje poisťovacieho zástupcu zastupujúceho jednotlivé poistky. Zahrňte graf obnovenia, ktorý indikuje, kedy je potrebné posúdiť pravidlá. Uložte kópiu poistných súborov mimo pracoviska v prípade núdze.
Budovanie a údržba
Bez ohľadu na to, či je reštaurácia vlastnená alebo prenajatá, uchováva si súbor s údajmi o údržbe a opravách. Zahrňte zoznam čistenia, odstraňovania odpadu, recyklácie, všeobecnej údržby, inštalatérov a poskytovateľov elektrických opravárenských služieb. Uložte informácie pre údržbu videohier, juke boxy alebo predajné automaty. Podobne ako sú súbory dodávateľov, čísla údržby a tiesňové kontaktu by sa mali nachádzať na mieste, kde môže k nim rýchlo pristupovať akýkoľvek zamestnanec, napríklad hostesky, pokladničný stôl, za barom alebo v kuchyni.
Zdravie a bezpečnosť
Udržiavajte súbor venovaný dokumentácii o ochrane zdravia a bezpečnosti. Zahŕňa kópiu správ o oddelení zdravotníctva v reštaurácii a citácie, písomné pravidlá týkajúce sa opatrení týkajúcich sa zdravia zamestnancov, ako je umývanie rúk, používanie rukavíc a vlasov a podrobné pokyny na sanitáciu. Zahrňte aj dokumentáciu postupov týkajúcich sa manipulácie, prípravy a skladovania potravín. Vytvorte kópie príslušných pravidiel a nariadení a postaňte ich na vhodné miesta, kde ich zamestnanci určite vidia.
Zranenie a incident
Vytvorte súbor, ktorý bude obsahovať správy o zraneniach zamestnancov a zákazníkov. Svedčte o každej udalosti a poskytnite čo najviac podporných informácií, vrátane príčiny úrazu, opatrení prijatých po úraze a výsledku. Zahrňte kópie policajných správ, ak sú orgány z akéhokoľvek dôvodu zavolané do reštaurácie.
