Písanie interného obchodného listu zahŕňa pochopenie vášho publika a zameranie sa na konkrétny cieľ. Bez ohľadu na tému sú dôležité zvážiť publikum a tón, aby sa predišlo konfliktom, zmätkom a dezinformáciám. Ak chcete zabezpečiť úspech, postupujte podľa štruktúry, zahrňte všetky potrebné podrobnosti a dôkladne si overte. Často vám môže pomôcť dať si čas medzi vypracovaním listu a záverečným preskúmaním, aby ste zachovali objektivitu a produkovali najefektívnejšiu časť písania. Preto starostlivé plánovanie a časové riadenie sú dôležité aspekty procesu písania.
Vytvorte správnu pozvánku
Vytvorte správny pozvánok na otvorenie písmena s vhodným tónom. Použite "Drahý", "Pozdrav" alebo "Dobré ráno / popoludní", ak chcete otvoriť list a ukázať rešpekt a empatie pre čitateľa. Napríklad: "Drahí kolegovia."
Vytvorte úvod. V úvode uveďte informácie o téme listu, aby čitateľ pochopil, čo očakávať. Váš úvod môže vyzerať takto:
Mnohí z vás zaujímali, kedy bude konštrukcia dokončená v našej novej parkovacej garáži. S radosťou vás informujem, že výstavba je naplánovaná na dokončenie prvého apríla.
Napíšte efektívny bod tela a usporiadajte ho vizuálne, aby sa čitateľ zapojil.
Paragraf tela obsahuje najviac informácií, takže organizácia je obzvlášť dôležitá. Pomocou odrážok, tučným písmom alebo inými technikami zvýraznite dôležité informácie.
Zatvorte list s koncom dobrej vôle. To znamená vytvoriť správny tón s čitateľom poďakovaním za ich čas. Zahŕňa aj zahrnutie potrebných informácií v prípade, že čitateľ má ďalšie otázky. Napríklad:
Ďakujeme vám za čas a trpezlivosť. Ak máte akékoľvek ďalšie otázky, neváhajte kontaktovať vedenie na nižšie uvedenej e-mailovej adrese.
Vytlačte písmeno a prečítajte ho ohľadom chýb. Nájdite všetky pravopisné chyby, interpunkčné chyby alebo gramatické chyby. Použite slovník a tezaurus na revíziu nepríjemných slov alebo pasívneho hlasu a vyhýbajte sa opakovaniu.
Tipy
-
Pri internom písaní si pamätajte, že dokument môže vidieť a čítať niekto v spoločnosti. Preto udržujte informácie vyvážené, objektívne, prístupné a rodovo neutrálne.
Výstraha
Aj keď dobre poznáte svojich obchodných partnerov alebo kolegov, vyhnite sa neformálnemu alebo hovorovému tónu v písaní. Vytváranie dokumentu s dlhovekosťou je dôležité v písomnej komunikácii a neformálne slová a frázy sa ľahko interpretujú.
