Písmená sú najlepší spôsob, ako zabezpečiť, aby zamestnanci alebo zákazníci boli informovaní o zmene pravidiel. Ľudia majú tendenciu ignorovať znaky a e-maily, pretože sú bombardovaní s toľkými reklamami a e-mailovými správami každý deň. Listy sú na druhej strane ťažšie ignorovať, pretože sú spojené s formálnosťou a dôležitými správami. Oznámenia písmená sú jednoduché písať a veľmi efektívne.
Vložte hlavičkový papier spoločnosti do tlačiarne. Väčšina spoločností má zásady, že oficiálna komunikácia musí byť na hlavičkovom papieri, pretože pomáha vyjadrovať myšlienku konzistentnosti a autority.
Otvorte písmeno napísaním dátumu. Ak ide o písmeno, zadajte meno a adresu príjemcu. Ak bude list súčasťou hromadného odosielania podobných upozornení, nezadávajte názov alebo použite funkciu hromadnej korešpondencie v programe na spracovanie textu na vloženie mien.
Začnite písať zadaním "Vážený pán / Meno (meno)", za ktorým nasleduje dvojbodka, alebo pre všeobecnejšiu korešpondenciu "Milý zákazník" alebo podobná príjemnosť.
Začnite písať krátkym vysvetlením situácie. Ak píšete, aby ste dali zlé správy, ako v oznámení o po lehote splatných kníh alebo v záverečnej faktúre, vysvetlite, čo bol návrh zákona a ako dlho to bolo. Ak píšete, aby ste zákazníkom informovali o zmene v politike, vysvetlite problém, ktorý vytvoril potrebu zmeny pravidiel.
Vysvetlite upozornenie jasne a stručne, aby príjemca túto správu nepremeškal. Uveďte príslušné dátumy, kedy sa zásada stane účinnou.
Uveďte akčné informácie, ako sú termíny alebo postupy, ktoré by mal nasledovať príjemca listu. Zadajte svoje kontaktné informácie v prípade, že majú otázky.
Zatvorte list poďakovaním zamestnancovi alebo zákazníkovi za jeho pozornosť a napíšte svoje meno. Pridajte miesto nad vaším menom.
Tipy
-
Držte list krátky a vecne. Ak sa ospravedlňujete príliš veľa zákazníkov alebo zamestnancov, môže to interpretovať ako náznak toho, že môžu argumentovať s oznámením alebo zmenou politiky.
