Zatiaľ čo digitálny vek vytvára menej papiera, dopyt po elektronickej pamäti rastie. Pokyny vytvorené tímom riadenia informácií organizácie na vytvorenie, prístup, ukladanie a nakoniec zničenie záznamov diktujú podmienky životného cyklu elektronických záznamov. Životný cyklus elektronických záznamov zahŕňa vytvorenie, používanie, skladovanie a likvidáciu pre väčšinu obchodných a vládnych subjektov. Niektoré organizácie archivujú určité záznamy považované za neoceniteľné ako poslednú fázu životného cyklu, keď nie sú zničené.
stvorenia
Jednou z najväčších výziev pre každý systém elektronického riadenia je zdokumentovať vznik nových záznamov logickým a konzistentným spôsobom pre budúce použitie, vyhľadávanie a ukladanie. Čo je záznamom, je stanovené v príručke organizácie, ktorá je napísaná na základe federálnych a štátnych zákonov. Ak je správne identifikovaný na začiatku životného cyklu, záznam je ľahko dostupný, kým neuplynie doba použiteľnosti záznamu a bude zničená. V závislosti od organizácie sú niektoré záznamy automaticky vytvorené systémom, keď sa zadajú určité údaje do počítača. Iné systémy vyžadujú, aby jednotlivec vytvoril záznam manuálne.
použitie
Keď sa záznam vytvorí elektronicky, normálne sa distribuuje a používa ako informačný nástroj na obchodné alebo vládne účely. Z tohto dôvodu sú záznamy uložené v úložisku pre jednoduchý prístup. Zatiaľ čo sú aktívne, väčšina záznamov je uskladnená, ale pristupuje cez databázu s identifikačnými informáciami, ktoré označujú záznam.
Skladovanie a údržba
Po použití súboru, ktorý už nie je potrebný pravidelne, je záznam často uložený ako neaktívny. Záznamy musia byť uložené pred prístupom pred zničením podľa pravidiel uvedených ako organizačná politika. Časť dôvodu takého dôrazu na riadne ukladanie sa týka otázok ochrany osobných údajov. Obozretná organizačná politika sa zaoberá bezpečnosťou ako hlavnou súčasťou zodpovednej záznamovej údržby.
dispozície
Záznamy musia byť dostupné niekoľko rokov, aby boli v súlade s federálnymi a štátnymi zákonmi. Väčšina organizačných zásad týkajúcich sa uchovávania záznamov a likvidácie používa federálne a štátne stanovy ako minimálne požiadavky na uchovávanie záznamov. Podnikateľské subjekty vedú záznamy na účely súdnych sporov, ak sú nútené brániť určité podnikateľské aktivity, ktoré boli vykonané v minulosti. Spôsoby odstraňovania záznamov majú rozhodujúci význam. Pretože elektronické súbory môžu byť obnovené v expertných rukách, je dôležité, aby boli vymazané elektronické súbory bez možnosti získať informácie.
