Existuje niekoľko vlastností pre efektívne písanie obchodných správ. Správcovia by napríklad mali vopred načrtnúť svoje správy, aby obsahovali všetky potrebné informácie. Správcovia by navyše mali vysvetľovať špeciálne výrazy alebo slová, ktoré sú mimo bežnej znalostnej základne čitateľa. Päť hlavných charakteristík má však tendenciu zdôrazniť najefektívnejšie obchodné správy.
úplnosť
Správy musia byť úplné v tom, čo sa snažia vyjadriť. Najlepším spôsobom, ako zabezpečiť kompletné písanie správ, je zabezpečiť, aby ste pokryli všetky svoje ciele. Cieľom správy marketingového výskumu môže byť napríklad určenie úrovne spokojnosti zákazníkov s výrobkami, cenami a službami pre zákazníkov. Okrem toho môže váš cieľ zahŕňať zistenie, prečo niektorí zákazníci prestali kupovať vaše produkty alebo služby. Štruktúra typickej obchodnej správy zahŕňa úvod, orgán a záver. Mali by ste tiež zahrnúť zhrnutie pre manažérov alebo kolegov, ktorí majú len čas na skenovanie výsledkov vašej správy. Pomocou bodov odrážok vo svojom zhrnutí a zvýraznite len tie najvýznamnejšie body alebo nálezy.
presnosť
Vaše prehľady by mali byť vždy správne pri uvádzaní faktov alebo čísel. Napríklad správcovia marketingu môžu chcieť v svojich prehľadoch rozptýliť finančné informácie. Finančný manažér môže manažérovi marketingového výskumu poskytnúť štvrťročné údaje o predaji a zisku za dva rôzne roky. Je na manažéroch marketingového výskumu, aby správne hlásili tieto predaje a zisky, keď ich zahrnuli do správy. Podobne budete musieť zálohovať niektoré z vašich vyhlásení s referenciami. Preto sa musíte uistiť, že plne pochopíte vyhlásenia iného autora predtým, než sa na ne obrátite.
Používanie jednoduchého jazyka
Správa v správe by mala byť jednoduchá, podľa webovej stránky Podnikateľ. Mali by ste napísať svoje správy, akoby ste oslovovali niekoho s vysokoškolským vzdelaním. Použite jednoduché slová a vysvetlenia pre abstraktné nápady alebo témy. Manažér by sa tiež mal vyhnúť používaniu technických výrazov pri oslovovaní členov publika z oblasti mimo nej. Napríklad profesie marketingového výskumu by mali používať slová ako "voľba viacerých možností" a "vyplniť prázdne" namiesto marketingových výskumov "open-ended" a "closed-ended". Rovnako si ponechajte vety krátke a na bod.
Správne hláskovanie, interpunkcia a slovesné napätie
Jednoducho neexistuje ospravedlnenie pre vylúčenie správ s pravopisnými alebo gramatickými chybami. Vždy spusťte svoje prehľady prostredníctvom kontroly pravopisu v počítači. Nechajte niekoho iného spraviť vašu správu kvôli možným gramatickým chybám alebo používaniu nesprávnych časových slov. Uistite sa, že na správnych miestach všetkých prehľadov uvádzajte čiarky, časové obdobia, otázky a výkričníky.
Použite aktívny hlas
Aktívny hlas umožňuje písať s právomocami vo svojich prehľadoch, na rozdiel od pasívneho hlasu. Používajte slová alebo frázy, ako napríklad popravené, spravované a skúmané, namiesto ich pasívnych protějškov: vykonávanie, správa a prieskum. Použite slová, ktoré končí v "ed", pretože predstavujú aktívnejší hlas.
