Podľa Purdue University Online Writing Lab (OWL) sú poznámky napísané, aby zdôraznili alebo vyriešili problémy. Vysoká škola podnikania v Severnej Kentucky vyhlasuje, že poznámky by mali komunikovať veľa informácií v obmedzenom priestore. Spôsob formátovania poznámky závisí od spoločnosti, účelu poznámky a príjemcov poznámok. Vnútorné poznámky zamestnancov môžu poskytovať informácie, analýzy a závery, informácie o pracovných hodinách alebo pokyny na správne používanie zariadení.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
papier
-
Pero a ceruzky
Zistite základný účel a formát poznámky. Poznámky sú zvyčajne interné dokumenty používané na komunikáciu so zamestnancami. Účely môžu zahŕňať upozornenia týkajúce sa pripomienok, žiadosti o činnosť, oznámenie zmeny alebo poskytnutie oficiálneho upozornenia. Formát poznámky obsahuje nadpis, úvod, text, súhrn a zatvorenie. Prílohy sú uvedené v spodnej časti dokumentu.
Určite účel vašej poznámky a akékoľvek prílohy budú zahrnuté. Určite príjemcov poznámky. Často vedúci pracovníci a manažéri dostávajú kópie poznámok a môže byť požiadavka zahrnúť kópiu do súboru. Určte, čo bude spomínaná poznámka a zložte hrubý návrh. Skontrolujte zásady spoločnosti pre používanie hlavičkového papiera, ktorý je schválený pre poznámky.
Vyplňte záhlavie začínajúce na "Dátum". Do sekcie "Do" vložte názvy a názvy primárnych príjemcov. Môže to byť jedna alebo viac osôb, alebo môže určiť skupinu ľudí, napríklad všetkých správcov účtov. Zahrňte do sekcie "cc" mená a názvy tých, ktorí dostanú kópie poznámky. Do oddielu "Od" uveďte meno a názov osoby, ktorá poslala poznámku. Zahrňte do časti "Predmet" krátky nadpis, ktorý opisuje účel poznámky.
Zahrňte úvodný odsek, ktorý vysvetľuje účel poznámky, poskytuje zázemie pre daný účel a poskytuje prehľad o tom, čo bude nasledovať v nasledujúcich odsekoch. Zahrňte upozornenie pre čitateľov, ak poznámka obsahuje pravidlá alebo iné dôležité informácie.
Zahrňte informácie v tele alebo hlavnom texte poznámky, ktorá rozširuje úvod a prehľad. Napríklad poskytnite pozadie vedúce k zmene politiky. Oddeľte a usporiadajte odseky podľa obsahu. V poznámke použite krátke odstavce. Táto časť môže mať jeden alebo dva odseky alebo niekoľko strán, v závislosti od účelu poznámky.
Vložte súhrn a zatvorte. Súhrn nemusí byť potrebný pre jednostránkové poznámky, ale môže byť užitočné pri dlhých dokumentoch, ktoré obsahujú zložité informácie alebo inštrukcie. Zavrieť poďakovaním čitateľovi a ponúknuť vašu pomoc pri odpovedi na otázky alebo vysvetlenie obsahu poznámok. Ak neexistuje zhrnutie, uveďte stručný odsek v záverečnom odseku. Informujte čitateľov, ak obsah pamäte je dôverný.
Upozornenie na konci poznámky obsahuje zoznam príloh uvedených v poznámke. Na označenie zoznamu príloh použite slová "Pripojené" alebo "Priložené". Nezahŕňajte prílohy, ktoré nie sú uvedené v poznámke.
Podpísať poznámku. Spisovatelia spisov zvyčajne začínajú alebo podpisujú poznámky v sekcii hlavičky vedľa položky "Od". Formálna poznámka môže vyžadovať úplný riadok podpisu a dátumu na konci dokumentu.
Tipy
-
Prečítajte si kópie firemných poznámok, aby ste zistili štýl a formátovanie. Spýtajte sa, či sa vyžaduje odoslanie poznámky.Overte všetky faktické informácie skôr, než ich zahrniete do poznámky. Požiadajte niekoho o opravu vašej poznámky.
