Ako projektový manažér, po dokončení projektu, musíte zabezpečiť, aby výsledok projektu vyhovoval očakávaniam. Potom budete musieť dokončiť niektoré záverečné dokumenty a ukončiť projekt. Typické postupy zahŕňajú získanie schválení, prevod vlastníctva a uvoľnenie výrobku do výroby. Zvyčajne sa odhlásite na projekt tak, že ste skončili vykonaním testov, aby ste zabezpečili, že tím dokončil prácu a aktualizuje stavové správy s cieľom označiť ich dokončenie.
Vykonajte akceptačné testy. Neformálne metódy akceptovania zahŕňajú dokončenie inštalácie alebo udalosti. Formálne metódy prijatia zahŕňajú testovanie používateľov na základe kritérií stanovených na začiatku fázy plánovania projektu. Napríklad, projekty vývoja softvérových aplikácií zvyčajne zahŕňajú funkčné, systémové a užívateľské testy, ktoré dokazujú, že produkt pracuje podľa plánu. Ak používatelia zistí, že výrobok nespĺňa ich potreby, odmietnu dodávku a revízie musia byť vykonané pred dokončením projektu.
Vytvorte dokument na odhlásenie. V tejto dohode o prijatí sa uvádzajú kritériá úspešnosti projektu. Napríklad vytvorte kontrolný zoznam na otestovanie systému výkazníctva určeného na zaznamenávanie času stráveného na dobrovoľníckej práci zamestnanca. Užívatelia musia potvrdiť, že môžu použiť formulár založený na intranetu na odosielanie a prezeranie len svojich hodín na vybrané činnosti. Manažéri by mali mať možnosť iba kontrolovať podania zamestnancov pod ich dohľadom. Žiadosť by mala odoslať e-mail správcovi aj zamestnancovi, aby im oznámil podanie. Zamestnanci by mali mať možnosť požiadať o pridanie ďalších činností do formulára na predloženie.
Získanie konečného schválenia ukončenia projektu od klientov, sponzorov a zainteresovaných strán. Títo ľudia môžu podpísať papierové kópie dohody o prijatí alebo použiť on-line šablóny alebo formuláre, ako sú napríklad tie, ktoré sú poskytované na webových stránkach Microsoft Office. Napríklad pomocou formulára programu InfoPath môžete vizuálne zobraziť stav projektu použitím podmieneného formátovania, ktoré zobrazuje a skryje obrázky na základe stavu projektu.
Tipy
-
Namiesto procedúry podpisu založenej na papieri pošlite e-mailovú správu. Napríklad pomocou programu Microsoft Outlook stlačte klávesy "CTRL / N" na vytvorenie novej správy. V ponuke "Možnosti" kliknite na prepínač "Použiť hlasové tlačidlá". Vyberte možnosť "Schváliť; Odmietnuť". Do poľa Predmet: zadajte krátky popis projektu, na ktorý sa má príjemca e-mailu odhlásiť. Môžete vložiť ďalší text, grafiku alebo dokumenty. Kliknite na tlačidlo Odoslať. Vaši príjemcovia dostanú e-mailovú správu so smernicou s názvom "Hlasovať kliknutím na položku Hlasovať v skupine Odpovedať hore." Kliknite na tlačidlo "Sledovanie" v pôvodnej správe a zistite, kto schválil a kto odmietol.
