Systémy archivačných systémov sa v priebehu rokov vyvíjali od podania dokumentácie v krabiciach až po sofistikované softvérové programy, ktoré ukladajú súbory elektronicky mimo dohľadu. Napriek tomu, že si dnes môžete vybrať rôznorodosť, všetky filingové systémy majú jeden hlavný cieľ: efektívne riadenie záznamov. S rôznymi systémami archivovania je dôležité zvážiť charakteristiky každého z nich a vybrať si ten najvhodnejší. Najbežnejšie systémy podávania sú ľahko implementovateľné a poskytujú prostriedky na efektívnu správu súborov.
Abecedné podanie
Abecedné podanie je najbežnejší systém archivovania pre menej ako 5 000 záznamov. Podanie v abecednom poradí je systém, v ktorom usporiadate súbory podľa mien jednotlivcov, firiem, inštitúcií, agentúr, subjektov, tém alebo geografických miest podľa poradia slovníka. Tento systém je účinný pre súbory s názvom klienta alebo zákazníka. Pri podávaní objektov použite relatívny index. Index je zoznam v abecednom poradí názvov tém vybraných tak, aby reprezentovali každý predmet. Odkazujte na relatívny index, aby ste zistili, aký názov témy chcete nahrávať pod.
Numerické podanie
Pri nastavovaní systému číselného archivovania usporiadajte súbory v sekvenčnom poradí pomocou čísel priamo zo záznamu alebo priradeného čísla. Väčšina systémov používa na obnovenie súborov index. Číselný systém podávania zvyšuje produktivitu vďaka vyššej rýchlosti podávania a vyhľadávaniu súboru.Poskytuje tiež presnú identifikáciu a umožňuje väčšiu dôvernosť. Je schopný nekonečných rozšírení a môžete ho použiť na viac ako 5 000 záznamov, na rozdiel od abecedných systémov archivovania.
Alpha-numerické podanie
Alfanumerické podanie používa kombináciu mien a čísel. Obvykle používate tento typ systému podávania s názvami a číslami predmetov. Usporiadajte súbory podľa abecedného rozdelenia alebo nadpisu predmetu, potom podľa číselnej kategórie. Pre alfanumerické súbory je potrebné použiť relatívny index. Index bude obsahovať číselné kódy priradené každému alfabetickému členeniu.
Bezpapierové archivačné systémy
Bezpapierové systémy archivovania sa stávajú bežnými pre mnohé firmy a domácnosti. Rieši potrebu fyzického úložného priestoru a problém stratených alebo nesprávne umiestnených informácií. Bezpapierový systém podávania umožňuje zdieľaný prístup na viacerých oddeleniach. Aj keď zdieľaný prístup umožňuje prístup k záznamom na požiadanie, môžete nastaviť používateľské práva na zobrazenie, úpravu, vytvorenie alebo odstránenie súborov na ovládanie prístupu. Typy bezpapierových archivačných systémov zahŕňajú jednoduché softvérové programy, dokumentové servery a systémy na správu dokumentov.
