Organizácia súborov zlepšuje pracovný tok pre obchodnú alebo osobnú kanceláriu. Existuje množstvo archivačných systémov, ktoré spĺňajú rôzne potreby a preferencie. Štandardné formáty archivovania spadajú do jednej z troch širokých kategórií: predmet, číselný a alfanumerický. Pracovníci kancelárie používajú alfanumerickú metódu, keď súbory musia obsahovať slová i čísla.
Ako organizovať súbory
Alfanumerické súbory budú mať štítok obsahujúci slová a čísla. Táto kombinácia môže obsahovať meno a telefónne číslo alebo číslo klienta. Spoločnosti alebo jednotlivci s niekoľkými priečinkami súborov môžu usporiadať pomocou mien. Veľký počet súborov bude vyžadovať číselné poradie, pretože pracovníci majú tendenciu nájsť súbor pomocou číselného kódu.
Použitie alfanumerického podania
Uistite sa, že každé číslo kódu sa vzťahuje iba na jeden súbor. Usporiadajte súbory v číselnom poradí. Použite gumené pásky alebo rozdeľovače na zväzky súborov do stĺpcov desiatok alebo stoviek v závislosti od celkového počtu súborov, aby bolo možné jednoduchšie nájsť konkrétne číslo.
