Podanie je starodávny systém, ktorý uľahčuje vyhľadávanie dokumentov. Tieto dokumenty môžu obsahovať listy, poznámky, finančné záznamy, správy a iné formy korešpondencie. Aby ste dosiahli koherentný a účinný systém podávania, musíte použiť správne postupy. Aj v dnešnom elektronickom veku je potrebné, aby firmy a domáce kancelárie zachovali papierové súbory.
Kategórie
Zoskupujte svoje súbory do kategórií. Hlavná kategória bude hlavná položka, ktorá bude predstavovať všetky ostatné súbory, ktoré budú umiestnené pod ním (podkategórie). V závislosti od rozsahu kategórie môže zahŕňať celú zásuvku na skrinku. Napríklad:
Kategória: Mzdové registre 2014 Podkategórie: Mzdový register Máj 2014 Mzdový register Február 2014 Mzdový register Máj 2014
Pokračujte podkategóriami až do konca roka. Ak vaša kategória zaplní celú zásuvku, vytvorte štítok a umiestnite ju na vonkajšiu stranu zásuvky; označte priečinky podkategórie a vložte ich do zásuvky. Používajte visiace priečinky pre vaše kategórie, ak máte niekoľko kategórií pre jednu zásuvku a umiestnite do nich priečinky s označenými podkategóriami súborov.
Podanie pravidiel
Dve základné pravidlá podania sú abecedné a dátum podania. Pri vykonávaní abecedného podania súbor podľa písmena abecedy. Pri podávaní dátumov nahajte najnovšie súbory na začiatok. Existuje niekoľko pravidiel týkajúcich sa abecedného podania.
Pri podávaní podľa názvu, súboru podľa prvého písmena (t. J. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Ak je prvé meno totožné, súbor druhým písmenom (tzn. Ace, Adele, Angie, August).
Súbor podľa priezviska (napríklad Connor, Luke, Denver, Marion, Fullerton, JD, Schuster, AP).
Súbor počiatočných, ak sú priezviská identické (t. J. Garrison, DC, Garrison, EF, Garrison, GH, Garrison, YB).
Použite prvé predčíslové písmeno, keď priezvisko obsahuje predponu (to znamená de la Hoya, GU, de Mark, DS, van der Roy, FH, van Under, PE).
Súbor podľa prvého priezviska, ak existujú dva (t.j. Anderson & Leiberman, Cypress & Florsheim).
Súbory Mac, Mc, M 'ako Mac; súbor svätý a svätý ako svätý (t.j. MacIntyre, McKnight, M'Clever alebo svätý Pavol, svätá Mária).
Údržba súborov
Akonáhle je váš systém podania správne na mieste, musíte ho udržiavať. Mať určený zásobník pre všetky dokumenty, ktoré majú byť podané; nenechajte ich ležať. Nebaliť zložky alebo zásuvky so súbormi; je to ťažšie ich extrahovať. Pokúste sa vykonať nejaké podanie aspoň raz za deň. Ak prevádzkujete malú spoločnosť, postupujte raz týždenne. Ak máte súbory, ktoré sú použité z používania, vytvorte pre ne nové súbory. Vložte nežiaduci papier do koša na recykláciu alebo drviča. Ak sú vaše súbory dôverné, nezabudnite vždy zamknúť zásuvky.
