Účinnosť je kľúčová práve v každej kancelárii alebo podnikateľskom prostredí. Organizovanie je zručnosť, ktorá bude prospešné pre akékoľvek kancelárske prostredie. Jedna vec, ktorú možno budete chcieť zlepšiť, aj keď zistíte, že ste všeobecne organizovaní, je vaša dokumentácia a postupy údržby. Môžete stráviť hodiny hľadaním dôležitých dokumentov, ak nie je zavedený systém na ich spravovanie. Schopnosť získať potrebné dokumenty, keď ste pod tlakom, je nevyhnutné. Hoci niektoré pracoviská môžu mať skutočné fyzické súbory, drvivá väčšina podávania dokumentov sa deje v počítači.
pomenovanie
Názov všetkých súborov a priečinkov konzistentným spôsobom. Nenechávajte mená niektorých z nich podľa dátumu a iné podľa názvu projektu. Uistite sa, že každý súbor konkrétneho projektu má v jeho názve niečo jedinečné. Vytvorte hlavný projektový priečinok s ľahko identifikovateľným menom. Rozdelte tento priečinok do podpriečinkov s jasnými názvami, ktoré môžete použiť na zobrazenie mien osôb pracujúcich na ňom alebo iných potrebných veciach.
sporenia
Uložte podobné dokumenty spolu. Ak pracujete na konkrétnom projekte, uložte všetky dokumenty do rovnakej hlavnej zložky v počítači. Je to efektívnejšie a logickejšie ako ukladanie všetkých tabuliek alebo všetkých grafík na rôznych miestach. Keď sa snažíte skomplikovať detaily, jedno kliknutie vás prevedie na projekt.
obsah
Skôr než začnete podávať dokumenty, prečítajte si obsah. Neukladajte všetky informácie, ktoré vám boli odoslané. To bude znamenať viac času neskôr prehliadanie nepotrebných vecí. Ak je dokument relevantný pre váš konkrétny projekt, uložte ho. Ak nie, odpojte ho z počítača.
Postavenie
Samostatné dokumenty, ktoré sú súčasťou prebiehajúcej práce z dokumentov, ktoré sú pre dokončenú prácu a sú uložené iba na účely referencie a záznamov. Využite systém priečinkov. Uložte aktuálne dokumenty na ľahko prístupnom mieste, napríklad pracovnej ploche vášho počítača. Po dokončení práce presuňte ho do priečinka projektu, v ktorom ste uložili dokončenú prácu. Prispôsobte túto metódu tak, aby vyhovovala vašej firme.
