Niekoľko situácií môže vyžadovať, aby ste napísali osvedčenie, ako napríklad overenie zamestnania pracovníka alebo ukončenie kurzu študenta. Certifikačné listy sú v podstate potvrdzujúce listy av ideálnom prípade by mali byť priame a stručné. Ak musíte urobiť certifikačný list na akýkoľvek účel, použite štandardný formát obchodného listu a zostaňte čo najpresnejším. Pretože tento typ listu môže byť použitý ako oficiálny záznam, je dôležité, aby informácie boli jasné a jazyk jasný.
Napíšte písmeno na papieriku s vašou profesionálnou hlavičkou. Ak ho nemáte, vytvorte hlavičku v hornej časti dokumentu, ktorá obsahuje vaše meno, adresu, telefónne číslo a profesionálnu e-mailovú adresu.
Dvojitý priestor a zadajte aktuálny dátum. Dvojitý priestor znova zadajte meno príjemcu a jeho pracovný názov, názov firmy a adresu spoločnosti.
Otvorte formálnym pozdravom a adresujte príjemcovi podľa mena s príslušnou predponou. Napríklad "Milý pán Jones."
Zadajte riadok predmetu a krátky nadpis, v ktorom sa uvádza, aké písmeno je odkazom. Napríklad: "Predmet: List certifikácie zamestnania pre Mary Charleston."
Zadajte úvodný odsek a vysvetlite presne to, čo osvedčujete. Ak sa jedná o mená osôb alebo spoločností a termínov, zahrňte ich tu. Napríklad: "Toto potvrdzuje, že Mary Charleston bola zamestnaná v Roberts Bank od 3. novembra 2008 do 4. marca 2010."
Zadajte druhý odsek a vysvetlite, na akom orgáne píšete písmeno; inými slovami, prečo ste jednotlivec vyzvaný na potvrdenie žiadosti. V predchádzajúcom príklade môže byť odosielateľom šéf pani Charlestonovej v Roberts Bank.
Poďakujte príjemcovi za jeho čas a skončíte s formálnym uzatvorením, napríklad "úprimne". Dvakrát dvakrát zadajte svoje meno. Vytlačte písmeno a podpisujte svoje meno nad napísané meno.
