Ak firmy zistia potrebu obstarania materiálu alebo zmluvných opráv, obstarávateľ alebo vlastník požiada o ponuku alebo odhad nákladov na dodávky a / alebo špecifický rozsah práce. Je zvykom, aby vlastník alebo agent požiadali o ponuku viacerých konkurenčných spoločností, aby našli najlepšieho predajcu. Keď sa vyberie víťazný dodávateľ, je to profesionálne zdvorilosť, aby ste oznámili neúspešným záujemcom svoje zámery. Majte na pamäti, že budete chcieť, aby predajcovia ponúkali cenové ponuky na vaše budúce projekty.
Pozadie
Prvým procesom pri získavaní cenovej ponuky, ktorá je profesionálne známa ako požiadavka na ponuku (RFQ), je načrtnúť rozsah práce. Ako nákupný agent, ktorý kontroluje a odmieta predložené ponuky, budete musieť vedieť presne, akú prácu má vykonať a aký je očakávaný výsledok, takže informácie môžu byť odovzdané predkladajúcej spoločnosti.
Majiteľ alebo kupujúci bude tiež chcieť mať na mysli predstavu o tom, čo by stálo projekt. Ak preveríte a odhadnete, že opravy striech na krajskom väzení by mali stáť pod 350 000 dolárov a všetky ponuky sa vrátia na viac ako 500 000 dolárov - mali by ste skontrolovať podrobnosti. Mohli by ste mať nerealistický rozpočet, alebo by mohli byť dražobné spoločnosti len predražené.
Odmietavý list
Ak sú ponuky príliš vysoké, zrušte ich. Vzpomíname si, že s týmito spoločnosťami budete možno chcieť obchodovať v budúcnosti, nechcete nechať ich premýšľať. Je profesionálne a zdvorilé poslať štandardný formulár odmietnutia.
Žiadosť o opakovanú ponuku
Môžu sa vyskytnúť prípady, kedy je návrh podaný mimo značku. Možno, že obchodný zástupca alebo dodávateľ nesprávne pochopil rozsah práce, alebo sa možno rozhodli odstrániť časť práce. Odošlite správne písmeno vyžadujúce opakovanú ponuku. Vo svojom dokumente ponúknite navrhovateľovi návrhy, vysvetlenia alebo zmeny.
Odmietnutie všetkých
Príležitostne je možné, že všetky ponuky prídu príliš vysoko. Ak k tomu dôjde, mali by ste poslať list všetkým záujemcom, ktorí ich upovedomia, že všetky ponuky sú odmietnuté a informovať ich o dátume, kedy budú prijaté nové podania.
Eliminácia z dôvodu špecifikácie
Niektoré spoločnosti, najmä neziskové organizácie, musia dodržiavať veľmi podrobný proces návrhu. Napríklad University of Tennessee vyžaduje, aby uchádzači predložili svoj návrh v obálke označenej menom, adresou, žiadosťou o číslo ponuky a informáciami o licenčnom kontrakte. Ak sú prijaté ponuky, ktoré neobsahujú relevantné informácie, ako je načrtnuté, jednoducho vráťte podanie krátkym formulárom s vysvetlením, že proces odosielania nebol správne dodržaný.
