Pre väčšinu manažérov je disciplinovaní zamestnanci jednou z najviac nepríjemných skúseností, s ktorými sa môžeme zaoberať. Manažéri majú povinnosť písať listy o disciplinárnych opatreniach, ktoré zostávajú v súboroch zamestnancov, aby dokumentovali nesprávne konanie zamestnanca. Tieto listy majú dve funkcie: informovať zamestnanca o tom, čo sa mu stane v dôsledku jeho porušenia a slúžiť ako trvalý záznam o pochybení zamestnanca vo svojom spise.
Vložte tlačiareň do firemného hlavičkového papiera. Tento list sa stane súčasťou oficiálneho súboru zamestnanca, takže musíte dodržiavať príslušný protokol.
Zadajte celý dátum. Preskočte riadok a zadajte meno a adresu spoločnosti. Dokonca aj keď v skutočnosti nepošlete list, po správnom formáte obchodného listu sa prejaví dojem profesionality.
Začnite písať zadaním mena zamestnanca, za ktorým nasleduje dvojbodka. Preskočiť riadok.
Začnite prvý odsek jasným uvedením povahy porušenia. Prečítajte si príručku zamestnancov vašej spoločnosti, aby zamestnanec mohol hľadať pravidlo pre seba. Uveďte konkrétne podrobnosti o priestupku, ako napríklad dátum, ku ktorému došlo k incidentu, a spomenúť všetkých ostatných zamestnancov, ktorých sa to týka.Uvedenie týchto informácií jasne pomôže, ak zamestnanec spochybňuje disciplinárne konanie a vezme vec na súd.
Podrobne vysvetlite, čo zamestnanec urobil nesprávne a ako by mala konať v situácii. Zamestnanci niekedy porušujú pravidlá, pretože im jasne nerozumejú, takže vysvetlenie porušenia a príslušné informácie mu pomôžu zabrániť tomu, aby sa dopustil priestupku druhýkrát. Ponúkajte stretnutie so zamestnancom, aby ste túto záležitosť podrobne prerokovali.
Dajte zamestnancovi príležitosť, aby vykonal zmenu za porušenie, napríklad písomným listom ospravedlnenia druhej strane. Informujte ho o termínoch na predloženie odpovede alebo listu.
Povedzte zamestnancovi jasne a stručne, čo môže očakávať v dôsledku tohto priestupku. Uveďte vhodné informácie o jej aktuálnom treste, ako sú dátumy akýchkoľvek vypočutí alebo dátumy účinnosti ukončenia pracovného pomeru, ak je to vhodné. Ak môže zamestnanec očakávať progresívne disciplinárne konanie v dôsledku ďalších porušení, informujte ju, aké budú tieto tresty.
V prípade potreby poskytnite zamestnancovi informácie o odvolacom konaní.
Požiadajte zamestnanca o formálnu odpoveď na jeho spis; často táto odpoveď bude vo forme formálneho listu. Potrebujete túto dokumentáciu pre spis zamestnanca v prípade, že vezme vec na súd.
Zadajte celé meno a názov. Vytlačte písmeno a podpisujte svoje meno o zadanom názve v modrom alebo čiernom atramente.
Vytvorte niekoľko kópií písmena. Zachovajte 1 kópiu v spise zamestnanca, dajte iného právnikovi vašej spoločnosti a zadržte si iný pre svoje vlastné záznamy.
Pošlite zamestnancovi list alebo ho dajte pred zástupcu pre ľudské zdroje alebo administratívneho asistenta. Potrebujete potvrdenie, že zamestnanec dostal oficiálne upozornenie.
Tipy
-
Udržujte tón profesionálne a faktické. Tento list sa môže obrátiť na súd, ak zamestnanec spochybňuje disciplinárne konanie a chcete sa v každom čase stať profesionálnym a spravodlivým.
