Formálne listy sú súčasťou takmer každej profesie, bez ohľadu na to, čo je na poli. Oznámenia, otázky a pozvánky: prichádzajú vo všetkých tvaroch a veľkostiach, ale takmer všetci sledujú rovnaký formát. Začiatky profesionálnych písmen sú dôležité, pretože nastavujú tón pre čitateľa. Ak váš list znie neosobný alebo neprofesionálny, čitateľ by mohol spochybniť legitimitu vášho podnikania alebo vašu schopnosť zaoberať sa pracovnými informáciami v rámci listu. V záujme vášho čitateľa by profesionálne listy mali byť zdvorilé, stručné a informatívne.
Napíšte svoju adresu v hornej časti písmena. Použite obchodnú adresu, mesto a PSČ. Adresa vám oznámi vášmu čitateľovi, odkiaľ prichádza list, odkiaľ môžu posielať svoje vlastné korešpondencie.
Napíšte dátum, kedy bol písmenom napísaný jeden riadok pod vašou adresou. Napíšte mesiac, dátum a rok (24. december 1997). Dátum informuje čitateľa o tom, kedy bol list napísaný.
Napíšte adresu čitateľa do riadku pod dátumom. Začnite s ich menom (zvyčajne je vhodné pridať osobný titul ako Dr. alebo Mrs.) a pridajte ich adresu, mesto a PSČ v riadkoch nižšie. Ak posielate list v okennej obálke, táto časť bude informovať poštu, kde má byť list zaslaný.
Začnite pozdravom niekoľko riadkov pod adresou čitateľa. Začnite s "Drahý …" a pridajte celé meno. Použite osobný názov na preukázanie úcty k príjemcovi listu. Pridať dvojbodku po názve (Vážený pán John Smith:)
Tipy
-
Použite písma, ktoré vyzerajú profesionálne, napríklad Arial alebo Times New Roman. Dvojitý priestor a používajte font s veľkosťou 12 bodov.
Použite hlavičkový papier pre všetky korešpondencie, ktoré budú obsahovať vaše meno a adresu.
