Zmeny v politických zmenách sa ťažko píšu, pretože zmena zvyčajne neuprednostňuje klienta ani zamestnanca, aj keď je to potrebné. Písmená o zmene pravidiel, ako aj akékoľvek listy, ktoré obsahujú negatívne správy, si vyžadujú dôkladnú prípravu a zváženie. Ak písomne písomne napíšete list, môžete vysvetliť dôvody zmeny a zachovať dobrú vôľu klientov alebo zamestnancov.
Použite hlavičkový papier spoločnosti. Keďže tento list je právnym oznámením o zmene politiky, mal by vyzerať oficiálne a formálne.
Zadajte celý dátum. Preskočiť priestorový riadok.
Zadajte meno, organizáciu a adresu príjemcu. Ak je tento list hromadnou poštou pre všetkých zamestnancov alebo všetkých klientov, môžete buď zabudnúť na meno a adresu, alebo použiť funkciu hromadnej korešpondencie v programe na spracovanie textu, aby ste automaticky vložili meno a adresu pre každé písmeno. Preskočiť ďalší riadok.
Zadajte "Vážený pán / Meno (názov)", za ktorým nasleduje dvojbodka. Ak je to hromadný list, použite namiesto toho všeobecné pozdravy ako "Milý zákazník" alebo "Milý zamestnanec". Preskočiť ďalší riadok.
Začnite písať vysvetlením problému, ktorý viedol k zmene politiky. Použite všetky fakty alebo štatistiky, ktoré pomôžu presvedčiť príjemcu. Problém vždy vždy diskutujte v negatívnej správe - ak príjemca chápe problém, bude pravdepodobnejšie, že vaše riešenie bude akceptovať.
Vysvetlite zmenu politiky v konkrétnom, jasnom jazyku. Vysvetlite, kedy nadobudnú účinnosť nové pravidlá, dôsledky nedodržania pravidiel a všetky podrobnosti, ktoré zamestnanec alebo klient potrebujú na vykonanie zmeny.
Poďakujte zákazníkovi alebo zamestnancovi za jej čas a spoluprácu. Poskytnite jej kontaktné údaje, ak má nejaké otázky týkajúce sa týchto pravidiel.
Zadajte "S pozdravom" a preskočte tri riadkové medzery. Zadajte celé meno a názov. Prihláste svoje meno nad zadané meno.
Vytvorte kópiu listu pre vaše záznamy a poskytnite inú kópiu pre vaše právne oddelenie. Pošlite originálne listy. Ak je zmena politiky dôležitá alebo vyplýva zo zmeny zákona, pošlite listy certifikovanou poštou, aby ste mali záznam o tom, kedy každý príjemca dostal list.
Tipy
-
Držte list krátky a zdvorilý. Nepreháňajte nepriaznivé správy, ktoré by mohli viesť k neúmyselným medzerám v zmene politiky.
