Federálna správa pre bezpečnosť automobilových dopravcov oddelenia dopravy vyžaduje, aby nákladní dopravcovia alebo ich zástupcovia pripravili písomný nákladný list pre každú prepravovanú zásielku. Ako právny dokument nákladný list špecifikuje podrobnosti o zásielke a poskytuje písomný inventár a hodnotu odosielaných zásielok. Poskytuje dopravcovi dočasný nárok na tovar a funguje ako prepravná zmluva medzi odosielateľom a dopravcom. Služba FMCSA vyžaduje, aby nákladný list obsahoval určité podmienky, podmienky a informácie.
Kontaktné informácie
Kontaktné informácie strán musia byť uvedené v nákladnom liste. Musí byť uvedený názov a adresa dopravcu motorového vozidla vystavujúceho nákladný list a všetkých ostatných dopravcov, ktorí prepravujú zásielku, ako aj meno, adresu a telefónne číslo úradu, kde môže odosielateľ kontaktovať dopravcu alebo zástupcu zastupujúceho kariéra.
Platby a doklady o poistení
V nákladnom liste sa musí uviesť spôsob platby spolu s podmienkami, ktoré dopravca prijme pri doručení. Ak dopravca vyberá platbu po doručení, nákladný list musí obsahovať maximálnu sumu, ktorú dopravca bude účtovať za doručenie zásielky, a kontaktné údaje pre príjemcu, s ktorými dopravca môže komunikovať o poplatkoch. FMCSA tiež špecifikuje alternatívne ustanovenia o dátumoch prevzatia a dodania zaručených a nezaručených služieb. Všetky nákladné listy musia obsahovať skutočný dátum vyzdvihnutia tovaru, vyhlásenie o deklarovanej hodnote zásielky a podrobnosti o poistení pre ňu.
Odhady a inventár
K nákladnému listu musia byť pripojené tri zásielky, pokiaľ nie sú prílohy dodané inde. Po prvé, záväzný alebo nezáväzný odhad nákladov, ktoré dopravca účtuje za dodávku tovaru; po druhé, servisná objednávka a tretia písomná a podrobná inventarizácia tovaru.
Zachovanie záznamu
Konosament je aktívny záznam, ktorý musí zostať v zásielke. Pokiaľ dopravca nedodá zásielku príjemcovi, nákladný list by mal zostať vo vlastníctve vodiča zodpovedného za zásielku. Po dodaní musí dopravca uchovávať nákladné listy najmenej jeden rok od dátumu ich vytvorenia.
