Vypracovanie osvedčenia o zamestnanosti je spoločnou úlohou ľudských zdrojov. Vo všeobecnosti však nie je dobré poskytovať informácie o súčasných alebo minulých zamestnancoch prostredníctvom telefónu. Po prvé, nemáte žiaden spôsob, ako overiť totožnosť volajúceho. V ďalšom, poskytovanie informácií cez telefón porušuje kontroly súkromia, ktoré väčšina firiem má na svojom mieste. Lepšia možnosť je vyžadovať písomné splnomocnenie od zamestnanca a písomne poskytnúť informácie o zamestnaní.
Prečo osvedčenie o zamestnaní?
Spoločnosti a jednotlivci, ktorí rozhodujú čiastočne o súčasnom alebo minulom zamestnaní a mzde, potrebujú spôsob, ako overiť informácie poskytnuté zamestnancom. Najbežnejšie sú banky a iné úverové inštitúcie, majitelia domov, personálne agentúry a ďalší potenciálni zamestnávatelia. Veritelia a vlastníci domov zvyčajne potrebujú len overenie zamestnaneckého statusu a mzdy alebo platu. Prenajímajúce spoločnosti môžu požiadať o informácie týkajúce sa dochádzky, pracovných úloh a povinností. Vaša politika overovania určí, koľko informácií je vaša spoločnosť ochotná poskytnúť.
Štandardné verzus formálne overenie
Informácie, ktoré zahrniete do osvedčenia o zamestnaní, často závisia od toho, či vytvárate štandardný alebo formálny certifikát. Každá verzia by mala byť na úradnom hlavičkovom papieri spoločnosti a mala by obsahovať dátum, názov a podpis osoby, ktorá vydala overovanie. Štandardný certifikát, napríklad majiteľ domu, môže požadovať, zvyčajne zahŕňa meno zamestnanca, zamestnanecký status, súčasný pracovný pomer a základný ročný plat. Formálne potvrdenie vydané veriteľovi môže zahŕňať aj číslo sociálneho poistenia zamestnanca a úradnú pečať spoločnosti alebo pečiatku od notára.
Formát a štýl
Osvedčenie o zamestnaní nemá štandardné usporiadanie. Pomocou štandardného listu papiera s rozmermi 8,5 x 2,5 palca nastavte orientáciu strany na šírku a okraje na 0,5 palca, aby sa verifikácia zobrazila viac ako tradičný certifikát. Nastavte orientáciu na výšku a používajte štandardné okraje 1 palec pre vzhľad obchodného listu. Upravte hlavičkový papier, ktorý by mal obsahovať obchodné meno a kontaktné informácie, a potom začnite zadávať informácie o overovaní. Môžete formátovať certifikát ako tabuľku a zadávať každú informáciu na samostatnú dvojitú linku. Na ľavej strane zadajte štítky ako "Zamestnanec", "Aktuálna pozícia" a "Ročný príjem". Pridajte príslušné informácie na pravej strane.
Možnosti doručenia
Možnosti doručovania sa často líšia pre štandardné a formálne certifikáty. Pri štandardnom potvrdení o zamestnaní väčšina podnikov zašle poštou, faxom alebo e-mailom informácie príjemcovi. Keď formálny certifikát obsahuje číslo sociálneho zabezpečenia, väčšina podnikov odosiela informácie prostredníctvom pošty v USA. Zamestnancom môžete povoliť aj vyzdvihnutie a doručenie vlastného certifikátu. Či oznámite zamestnancovi, že ste certifikát doručili, závisí od veľkosti vašej firmy a od počtu žiadostí o túto službu.
