Jedným z bežne prehliadnutých, ale cenných aspektov podnikania je pozdrav hlasovej pošty. Pamätné a profesionálne nahrávky majú pozitívny vplyv. Urobte pozdrav, aby vyhovoval spoločnosti, zatiaľ čo ešte pridáva štýl s nejakou osobnosťou hádzať do mixu. Najlepšie odchádzajúce nahrávky majú správne množstvo chuti bez toho, aby stratili profesionálny nádych.
Základné zložky
Podniková hlasová pošta by mala mať niekoľko zložiek, ktoré informujú. Uveďte meno osoby, ktorej rozšírenie bolo vytočené, meno spoločnosti a oddelenie. Pozvite volajúceho, aby zanechal správu; často volajúci si neuvedomuje, že dosiahla hlasovú poštu. Povedzte klientom, kedy môžu očakávať spätné volanie, a ak je to možné, ponúknite alternatívny kontakt. Pridajte webové stránky spoločnosti alebo e-mail. Ponechajte len jeden ďalší kontakt pre stručnosť, varuje Christopher Null, písanie v PC World. Vytvorte pozdrav krátky a bod.
No-Nos
Nepoužívajte mobilný telefón na zaznamenávanie pozdravu. Pre ukladanie pozdravov je uprednostňovaná pozemná linka. Kvalita zvuku jednoducho nie je taká dobrá na mobilnom telefóne v porovnaní s pozemnou linkou. Profesionálne pozdravy by nemali znieť poškodené alebo prasknuté. Vyhýbajte sa štandardným pozdravom. Znie ako automatizované, neosobné a chladné. Zabezpečte, aby sa nezaznamenali žiadne zvuky na pozadí. Nesprávne zaznamenané pozdravy telefónu môžu zákazníkov zmeniť a odísť. Vyhnite sa "um" a "uhs." Pripravte pred nahrávaním skript tak, aby to ľahko pretekalo.
Všeobecná pozdrav
Všeobecný pozdrav sa používa denne na každodenné zmeškané hovory, zatiaľ čo telefón je bez dozoru. Tento pozdrav sa zvyčajne hrá na ľudí, ktorí volajú zvonku spoločnosti.
"Dosiahli ste (spoločnosť), kde (slogan). Toto je (meno), váš sprievodca pre (oddelenie). Bohužiaľ sa teraz nemôžem dostať k telefónu, ale nechajte mi správu s vaším menom a telefónnym číslom a čo najskôr vám zavolám. Môžete mi poslať e-mail na (e-mailovú adresu)."
Out-of-Office pozdrav
Správy mimo kancelárie sa používajú, keď niekto odíde z úradu na vopred stanovenú dobu. Väčšina služieb hlasovej pošty umožňuje pozvánku hrať po stanovenú dobu, takže nikto nesmie zapamätať, aby vypol zverejnené pozdrav.
"Ahoj, toto je (meno) v (oddelení). Som mimo úrad až do (dátum). Budem kontrolovať moje hlasové pošty po celý deň, takže mi prosím, nechajte mi správu a čo najskôr vám zavolám. Ak potrebujete ďalšiu pomoc, môžete kontaktovať (alternatívna kontaktná osoba) na (telefónne číslo) alebo môžete navštíviť naše webové stránky na (URL)."
