Keď opúšťate hlasovú schránku, je dôležité profesionálne sa zastupovať. Ak chcete byť braný vážne, musíte vedieť, ako správne opustiť správu, čo povedať a ako ukončiť svoju správu.
Ako opustiť hlasovú schránku
Je pravdepodobné, že opustíte správu s požiadavkou na spätné volanie, takže spôsob, akým sa v telefóne prezentujete, bude mať vplyv na možnosť, že osoba zavolá späť. Uistite sa, že viete, čo chcete povedať skôr, ako dokončíte telefonát. Začnite vypísaním svojho mena a názvu vašej spoločnosti alebo spoločnosti, od ktorej voláte. Nezabudnite uviesť svoje telefónne číslo dvakrát, aby prijímač mal dostatok času na to, aby číslo zapísal.
Ak máte jedinečný názov, napíšte ho, keď zadávate svoje telefónne číslo prvýkrát. Dokonca aj keď ste nervózni, hovorte pomaly, akoby ste písali informácie nižšie. Hovoriť rýchlo môže zamieňať osobu, ktorú sa pokúšate kontaktovať. Hlasová schránka by nemala trvať dlhšie ako 30 až 45 sekúnd. Dostaňte sa priamo do miesta vášho hovoru.
Odskúšajte profesionalitu, keď ukončíte telefónne hlásenie
Hoci je dobré sa dostať do bodu správy, nikdy nechcete len povedať svoje meno, číslo a poviete osobu, aby zavolala späť. Je potrebné získať viac informácií. Musíte stručne opísať, prečo voláte. Keď opustíte svoje informácie, môžete osobe povedať, kedy bude k dispozícii, kým ho budete môcť zavolať.
Nechajte svoje číslo na konci správy a požiadajte o hovor, ale tiež zmiente sa, že sa zopakujete zajtra. Nič nevykazuje väčšiu oddanosť, ako sa pokúšať znova.
Vždy skončite s uznaním, ako je poďakovanie. Ďalšou cestou, ako môžete ukončiť hovor, je povedať mu, že viete, že je zaneprázdnený, ale oceníte si spätné volanie. Bez ohľadu na to, akým spôsobom sa rozhodnete ukončiť hlasovú schránku, uistite sa, že ste sa usmievali, ako to hovoríte. Ústa, ktorá sa mračí, má iný zvuk ako usmievajúca sa ústa. Ľudia môžu cítiť, ak je niekto šťastný a usmieva sa na druhej strane, takže sa usmieva, ak chcete zvýšiť šancu na spätné volanie.
Ako ukončiť pozdrav hlasovej pošty
Keď nastavujete pozdrav hlasovej pošty pre správu vo vašej kancelárii s uzatvorenou hlasovou schránkou, vyhnite sa nadmerným frázam, ako napríklad: "Váš hovor je pre mňa dôležitý." Začnite pozdravom tým, že sa ospravedlňujete, že ste zmeškali svoje volanie, poskytli vám odhadovaný časový interval, kedy môžu volajúci očakávať spätné volanie a čokoľvek iné, čo je pre nich dôležité. Udržujte svoj pozdrav krátky a bodový, takže vaši volajúci pravdepodobne ponechajú správu. Priemerný pozdrav by mal byť približne 25 sekúnd.
Príkladom privítania hlasovej pošty môže byť: "Ahoj, ste dosiahli (obchodné meno), prepáčte mi, že mi chýbalo vaše volanie, prosím, opustite svoje meno a najlepšie telefónne číslo, na ktoré sa môžete dostať. 24 hodín, ďakujem."
