Procesná dokumentácia je záznam procesov, ktoré spoločnosť pravidelne vykonáva. Zvyčajne sa vytvára na školenie zamestnancov, procesná dokumentácia a školenie môžu niekedy odobrať čas od iných aktivít. Stanovenie problémov spôsobených zamestnancami, ktorí nedostali primeranú odbornú prípravu alebo ktorí nerozumeli správnemu spôsobu vykonania procesu, môže tiež trvať určitý čas za deň.
integrácia
Organizácie sa skladajú zo série procesov integrovaných spoločne na dosiahnutie zastrešujúceho cieľa. Procesná dokumentácia zahŕňa zaznamenávanie týchto rôznych procesov, aby organizácie pochopili, ako fungujú, a tiež navrhli stratégie na ich zlepšenie.
jasnosť
Procesy musia byť zaznamenané jasným a presvedčivým spôsobom, pretože tieto procesy môžu tiež pomôcť formulovať zmeny potrebné v spôsoboch, akými ich zamestnanci vykonávajú. Manažment môže niekedy vyvíjať procesné dokumentácie do školiacich príručiek na školenie nových zamestnancov.
Hodnotný
Procesná dokumentácia musí byť uplatniteľná tak, aby si to mohli robiť jednotlivci, ktorí tieto procesy nikdy nevykonali. Dôvodom, prečo sú niektoré výrobky rovnaké v celom reťazci obchodov, je to, že proces vytvárania týchto výrobkov - napríklad šálka kávy - bol jasne zdokumentovaný spôsobom, ktorý iným umožnil vytvárať duplikáty produktu. Procesná dokumentácia musí byť uplatniteľná, aby pomohla manažérom pri výcviku zamestnancov.
Príčina a následok
Dokumentácia procesu by mala byť napísaná, aby jasne definovala príčinu a následok povahy procesov. Procesy musia byť zdokumentované izolovane, ako aj zdokumentované, aby vysvetlili, ako sa vzájomne vzťahujú rôzne procesy. Napríklad, organizácia by mohla chcieť pochopiť, ako jej proces stretnutia ovplyvňuje otvorenosť diskusie spoločnosti.
vynechanie
Tí, ktorí vytvárajú procesnú dokumentáciu, musia byť tiež vedomí toho, čo sa má vynechať v procesnej dokumentácii. Niektoré procesy sú napríklad také jednoduché, nemusia byť popísané. Iné procesy sa nemusia vždy robiť správne vždy.
Proces a školenie
Manažéri môžu často kombinovať procesnú dokumentáciu a školenia. Procesná dokumentácia môže ušetriť čas pre pracovníkov, ktorí by mohli robiť iné úlohy namiesto toho, aby používali čas tréningu. Dokumentácia procesu však nie vždy vysvetľuje informácie dostatočne jasne pre zamestnancov. Často sa musí kombinovať s praktickým školením, ktoré zabezpečuje, aby informácie jasne pochopili nový zamestnanec.
