Vpravo, platby za úhradu najazdených kilometrov môžu byť daňovým odpočtom pre podniky a vylúčené zo zdaniteľného príjmu zamestnanca. Avšak na dosiahnutie tohto priaznivého daňového zaobchádzania musia podniky a zamestnanci dodržiavať niekoľko usmernení pre vnútornú daňovú správu. Zamestnanci, ktorí nie sú úplne preplatený za výdavky na najazdené kilometre, môžu odpočítať nerefundovanú časť ako rôzne odpočty.
Odpočítateľné plány odmeňovania
Zamestnávatelia nie sú právne povinní uhradiť náklady na najazdené kilometre, ktoré vznikli zamestnancom. Mnohí sa však rozhodnú, pretože náklady na podnikanie sú odpočítateľné na daňové účely. Aby podnik mohol požadovať najazdené kilometre ako odpočítanie dane, musí uchovávať dokumentáciu všetkých výdavkov, ktoré uhrádza na účely jazdy. Napríklad zamestnanec, ktorý chce náhradu plynu nakupovaného počas služobnej cesty, musí dodať doklad o plyne, aby dostal náhradu. Zamestnanci nemôžu byť preplácaní za míle, ktoré sú v rámci bežnej dochádzky do práce.
Štandardné plány rýchlostí IRS
Na zjednodušenie procesu vedenia záznamov IRS umožňuje podnikom uhrádzať zamestnancov na základe štandardnej miery kilometrov. Táto sadzba je určená na zohľadnenie priemerných nákladov na plyn, údržbu, opravy, licencie, poistenie áut, registráciu a odpisy na míli. Štandardný počet najazdených kilometrov bol 56 centov za kilometer od daňového roku 2014, ale pravidelne sa aktualizuje. V rámci tohto plánu uhrádzania najazdených kilometrov zamestnanec potrebuje iba vedenie denníka vodičskej činnosti a zaznamenáva obchodný účel pre každú cestu.
Zdaňovanie platieb za úhradu najazdených kilometrov
Pokiaľ podnik má zodpovedný plán, zamestnanec nemusí vykazovať žiadne výdavky na najazdených kilometrov ako príjem. Ak chcete byť zodpovedným plánom, zamestnanec musí overiť, či náklady súvisia s podnikaním, preniesť výdavky v primeranom čase a vrátiť akékoľvek nadmerné prijaté náhrady. Ak plán zamestnávateľa nespĺňa tieto štandardy, ide o nezodpovedný plán a úhrady sú zdaniteľné. V tejto situácii sa úhrady vykazujú spolu s ostatnými mzdami v ročnom W-2 zamestnanca.
Daňové odpočty pre zamestnancov
Ak váš zamestnávateľ v plnej výške neuhradí výdavky za najazdené kilometre, môžete odpočítať časť neoprávneného odpočtu ako odpočítanie podľa položky. Nevyplatené výdavky na zamestnancov sa zaznamenávajú ako výdavky na zamestnancov na formulári 2106. Pre výpočet výdavku môžete buď pripočítať všetky výdavky súvisiace s vozidlom, ktoré ste vynaložili za prácu, alebo môžete použiť štandardný kilometrový pomer IRS. Nezabudnite vylúčiť akékoľvek míle jazdy ako súčasť vašej normálnej práce dochádzajú. Rôzne oddelené položky, ako napríklad výdavky na zamestnancov, sú odpočítateľné až po prekročení 2% z vášho upraveného hrubého príjmu.
Ďalšie výdavky na najazdené kilometre
Spolu s neoprávnenými kilometrovými nákladmi na služobné cesty môžu daňoví poplatníci odpočítať aj míle určené na lekárske návštevy, ktoré sa pohybujú a míľou za charitatívnu organizáciu. IRS umožňuje daňovým poplatníkom štandardný odpočet najazdených kilometrov 23,5 centov za míľu pri lekárskych návštevách a presunoch a 14 centov za míľu za charitatívne organizácie. Daňovníci môžu odpočítať lekársky kilometrový náklad ako zdravotné náklady na rozpisu A. Míle riadené za charitu môžu byť zahrnuté do charitatívnych zrážok, ktoré sa tiež nachádzajú v rozvrhu A. Pohyblivý kilometrový výkon sa odpočítava na formulári 3903.
