Nezisková výročná správa je najefektívnejšia, keď je napísaná a navrhnutá s dôrazom a používaním dokumentu. Dokument slúži ako správa, potvrdenie darcom a ostatným podporovateľom, možnosť zdieľať informácie s komunitou neziskových organizácií a marketingový nástroj na prilákanie nových priaznivcov. Čitatelia ročných správ hľadajú informácie o množstve, kvalite a výsledkoch o programoch, klientoch a príjmoch. Dobre navrhnuté výročné správy zahŕňajú rovnováhu príbehu, fotografie, zoznamy a grafické znázornenie finančných údajov. Dobre napísaná výročná správa odhaľuje jednotlivé príbehy za koláčmi a zoznamami darcov.
Určite obsah svojej výročnej správy. Či už vaša publikácia je hrubý, lesklý časopis alebo štvorstranový bulletin, vaši čitatelia budú hľadať konkrétne informácie vo vašej výročnej správe: listová správa od predsedu predstavenstva alebo generálneho riaditeľa neziskovej organizácie, správy o organizačných výsledkoch, správy z špeciálne programy alebo hlavné divízie, finančné správy, zoznam členov predstavenstva a kľúčových zamestnancov a zoznam darcov usporiadaný podľa množstva a podľa abecedy podľa mena.
Použite jasné, jednoduché a čestné písanie s neformálnym ale profesionálnym tónom. Uveďte fakty jasne a použite uvoľnený a osobný tón na písanie o úspechoch a osobných príbehoch, ktoré popisujú vplyv na klientov a komunitu.
Vyberte si slová v písaní, ktoré vyjadrujú pozitíva, hrdosť a odhodlanie vašej misie. Vyhnite sa zbytočne dramatickému písaniu, ale zdieľajte informácie, ktoré sa zaoberajú čitateľom a vyzývajú darcov, ktorí vo vašej práci cítia pocit partnerstva. Povedzte napríklad príbeh jedného klienta, ktorý opisuje úspechy programu a spája činnosti s poslaním vašej organizácie.
Zahrňte niekoľko bočných panelov, aby ste vyzdvihli dôležité údaje z programových prehľadov, ako napríklad rozdelenie klientov podľa veku a etnickej príslušnosti alebo účastníkov programu hľadania zamestnania a ich stav na konci roka. Tieto súhrnné informácie pomáhajú čitateľom pochopiť spodný riadok článkov a tiež pridáva ľudskú perspektívu.
Pripravte vizuálne informácie o vašich finančných informáciách pomocou údajov vo vašej finančnej správe, aby ste zobrazili trendy, súčty a súhrny. Napríklad vytvorte koláčový graf, ktorý zobrazuje percentuálny pomer použitý v každom oddelení alebo stĺpcový graf, ktorý zobrazuje zmeny v daroch za posledné štyri roky. Pomocou textového poľa uveďte celkový objem finančných prostriedkov prijatých od rôznych typov darcov, ako sú napríklad nadácie a jednotlivci. Finančné vizualizácie poskytujú čitateľom nezabudnuteľné snímky.
Vyberte fotografie, ktoré použijete na rozprávanie príbehov. Môžete použiť fotografie domu, ktorý vaša organizácia pomohla vybudovať, študentov vo vašom programe po ukončení školskej dochádzky, zvierat vo vašom záchrannom útulku, stromy vysadené v priestorových školách alebo zamestnancov, ktorí organizujú walk-a-thon.
Tipy
-
Vyberte formátovanie podľa dĺžky a obsahu vašej výročnej správy. Dlhá správa môže mať prospech zo sekcií, ako sú programy, úspechy, financie a darcovia. Môžete sa rozhodnúť pre rozbitie textu tak, že roztiahnete fotografie a grafiku v bežnom rozprávaní oddelenom iba nadpismi.
Typický čitateľ výročnej správy sa najviac zaujíma o list generálneho riaditeľa alebo predsedajúceho predstavenstva, čitateľské meno na zozname darcov, titulky fotografií a finančné sumy, podľa Board Café na webovej stránke Blue Avocado.
