Často v podnikaní sme povinní zahrnúť sprievodný list, ktorý bude sprevádzať väčšiu správu, ktorá môže byť zaslaná poštou, špeciálnym doručením alebo dokonca e-mailom. Formálny sprievodný list má veľmi konkrétny účel a mal by byť napísaný tak, aby obsahoval a opisoval obsah, zopakoval hlavnú tému správy a uviedol aj ďalšie kroky alebo kroky, ktoré treba podniknúť.
Písanie sprievodného listu správy
Používajte firemný hlavičkový papier, aby ste mohli zostaviť sprievodný list v úcte dôležitosti dokumentu, ktorý sprevádza. Aj keď používate e-mail stacionárne, zaobchádzajte s ním ako s papierovým sprievodným listom tak, že na e-mailovej stránke zahrniete obrázok firemného loga.
Uveďte dátum dňa a informácie o adrese vrátane priezviska, názvu, obchodného mena, adresy ulice a mesta, PSČ. Použite pozdrav "Drahý" nasledovaný formálnym pozdravom, ako sú skratky pán, pani alebo pani, ak je človek cudzinec alebo "milý" s prvým a / alebo priezviskom adresáta, ak je daná osoba známe.
Uveďte účel písmena v tele listu pomocou slov ako "Tento list obsahuje (názov správy) pre vašu recenziu alebo komentár (alebo akúkoľvek požadovanú akciu). Použite túto príležitosť na stručné zhrnutie toho, o čom sa správa týka. Snažte sa zhrnúť účel správy čo najskôr - maximálne v jednej alebo dvoch vetách.
Berte na vedomie záver správy tu, zatiaľ čo neposkytnete podstatu zistení správy. Chcete, aby si čitateľ prečítal aktuálnu správu a nie iba sprievodný list. Sprievodný list by mal čítať chuť čitateľa na to, čo sa nachádza v záverečnej správe.
Urobte formálny záver alebo sekciu nasledujúcich krokov, kde uveďte, aké sú požadované akcie od adresáta. Chcete, aby dokument odovzdali alebo podpísali dokument alebo koordinovali väčšiu schôdzu, aby predstavili zistenia? Buďte veľmi špecifický, pokiaľ ide o ďalšie kroky, ako aj o deň a dátum, ak sa vyžaduje časovo citlivé opatrenie.
Ukončite sprievodný list s formálnym podpisom, ako je napríklad Cordially, Very true alebo Best regards. Uveďte meno a názov autora listu. Uveďte mená iných osôb, ktoré dostanú správu a sprievodný list v zozname cc.
