Spoločnosti často vytvárajú žiadosti o predloženie návrhov (RFP), keď majú projekty, ktoré chcú dokončiť. RFP je požiadavka, aby dodávatelia predložili ponuky na projekty, ktoré tieto spoločnosti plánujú. RFP uvádza popis projektu, kvalifikáciu, časové informácie a ďalšie podrobnosti o projekte. Dodávatelia dostanú RFP a musia určiť, či chcú vytvoriť návrh na prácu. Spoločnosť, ktorá vydáva RFP, prijíma návrhy až do určitého dátumu a potom vyberie jedného dodávateľa, ktorý udelí projekt.
Popíšte svoju spoločnosť. Prvým krokom pri vytváraní RFP je popísať vašu spoločnosť. Uveďte dobu trvania podnikania, produkty alebo služby, ktoré ponúka, a ďalšie podrobnosti, ktoré popisujú spoločnosť.
Uveďte popis projektu. Opíšte podrobne to, čo hľadáte. Uveďte, aký je projekt, umiestnenie projektu a jeho účel. Opíšte funkcie projektu a ciele projektu.
Špecifikácie osnovy. Uveďte presné špecifikácie týkajúce sa tohto projektu. Je nevyhnutné poskytnúť uchádzačom všetky informácie, ktoré potrebujú na úspešné dokončenie dôkladného a presného návrhu na prácu.
Uveďte termín. Uveďte podrobnosti o časovej osi projektu. Stav, keď očakávate začatie projektu a dátum, kedy by mal byť dokončený. Uveďte termín na predloženie návrhov zmluvnými partnermi, ktorí sa rozhodnú ponúknuť prácu.
Popíšte spôsoby, ako môžu dodávatelia odpovedať. Uveďte pokyny zmluvným partnerom, ktorí ich informujú o tom, kam posielať svoje návrhy a prijateľné metódy. Môžete ich preferovať e-mailom alebo si môžete zvoliť prijímanie faxov alebo e-mailov obsahujúcich návrhy. Uveďte meno a telefónne číslo kontaktu, aby ste mohli dodávatelia požiadať o ďalšie informácie o projekte alebo o odpoveď na otázky.
Vysvetlite, ako bude vybraný víťaz projektu. Zahrňte kritériá, ktoré použijete pri rozhodovaní o tom, ktorá spoločnosť bude najať. Opíšte veci veľkého významu, vrátane dôležitosti dodávateľov zasielania kompletných a presných návrhov a ich zasielanie v termínoch.
